Trích lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào? (Có ví dụ minh họa bài tập có đáp án)

Cách hạch toán và nguyên tắc ứng xử thuế đối với trích lập quỹ dự phòng tiền lương được thực hiện như thế nào? Bài viết trích dẫn một số quy định.

Thảo luận Topic này tại: https://www.facebook.com/share/p/1B2s9ok5oY/

Nội dung bài viết

Câu hỏi tình huống

Cô cho em hỏi dự phòng lương nghỉ phép có được tính vào trong khoảng dự phòng 17% của quỹ lương thực tế được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không cô ? Một bên chỉ là công thức để tính dự phòng lương đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, một bên nêu lên mục đích dự phòng lương đó để chi trả cái gì …. được hiểu như thế nào cô …có quy định riêng không ?

Trả lời: Câu hỏi rất là thú vị. Story của con số 17% này cũng vui lắm. Nếu các bạn xem kỹ sẽ thấy:

> Trên góc độ kế toán thì không có mục nào gọi là dự phòng quỹ tiền lương năm sau cả. Có một số hướng dẫn hoặc làm trong thực tế ghi nhận khoản dự phòng này ghi tăng chi chi phí, tăng dự phòng phải trả nhưng về bản chất thì đây là tiền lương của năm sau, tức là nghĩa vụ phải trả chưa phát sinh tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm nên lập dự phòng kế toán cho quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề là không phù hợp với chuẩn mực kế toán.
> Còn nguồn gốc sâu xa của quy định 17% này trong văn bản thuế xuất phát từ khoảng năm 2008, 2009 căn cứ theo quy định hướng dẫn về quản lý lao động, tiền lương, tiền công trong các cty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ (văn bản mới nhất và có hiệu lực hiện hành là TT26/2016 của BLĐTBXH). Theo đó, các công ty này được trích lập quỹ dự phòng tiền lương cho năm sau liền kề nhằm bảo đảm việc trả lương không bị gián đoạn, nhưng không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Năm 2009, vấn đề này được đưa vào TT130/2008/TT-BTC hiệu lực từ 2009 cho phép tính chi phí hợp lý đối với phần tiền lương chưa chi khi hết hạn quyết toán mà phù hợp với mức trích quỹ dự phòng tiền lương. Và các hướng dẫn sau đó về thuế đều áp dụng mức 17% này để tính toán và áp dụng cho trừ chi phí tiền tương, tiền công mà hết thời hạn quyết toán chưa chi.
> Như mình để cập bên trên thì rủi ro loại chi phí trích trước này khá cao. Chưa kể quy định của thuế còn mốc 6 tháng từ khi kết thúc năm tài chính mà chưa chi thì tính giảm chi phí của năm sau. Có nghĩa là doanh nghiệp nếu vẫn lựa chọn challenge để áp dụng cho quy định về trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề tối đa 17% thì mốc thời gian để tính đã thực chi hay chưa cũng chỉ kéo dài thêm 3 tháng thôi.

Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương quy định cụ thể

> Không quá 17% quỹ lương thực hiện
> Sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp không bị lỗ
> Quỹ dự phòng tiền lương phải được chi hết trong vòng 6 tháng sau khi trích lập. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
> Việc trích quỹ dự phòng có phụ thuộc vào nguyên nhân bất khả kháng không?: Câu trả lời là không, tham khảo văn bản hỏi và trả lời sau tại công văn:

Hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Mặc dù có quan điểm khác nhau, phần lớn quan điểm vận dụng quy định hạch toán TK 352 – Dự phòng phải trả khi trích lập dự phòng phải trả khác, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 6426 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Có TK 3524 – Dự phòng phải trả

– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả
- Có các TK 334…

– Khi lập Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp phải xác định số dự phòng phải trả cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này. Lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết. Thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 6426 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3524 – Dự phòng phải trả

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này. Nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết. Thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả
- Có TK 6426 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Ví dụ, trích công văn

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty có phát sinh trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì thực hiện theo hướng dẫn trên. Doanh nghiệp có thể nghiên cứu thêm ví dụ trong Thông tư số 18/2011/TT-BTC nêu trên để thực hiện.

Tài khoản hạch toán khoản trích lập quỹ dự phòng:

Nợ TK 642
- Có TK 352

Về mặt thủ tục chứng từ: Công ty cần có Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm sau liền kề.

Tuy nhiên, đã có trường hợp Kiểm toán viên không chấp nhận việc trích lập quỹ này trên báo cáo tài chính, ví dụ

Minh họa trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Xem thêm tại

Cách xác định quỹ lương thực hiện mới nhất (Có ví dụ)

Bài tập trích lập quỹ dự phòng tiền lương có đáp án tham khảo (Chương trình ôn thi Kiểm toán viên CPA Bộ Tài chính)

Công ty TNHH Manabox Việt Nam trong năm tính thuế N có tài liệu sau:

> Doanh thu bán hàng chưa thuế GTGT: 400 tỷ đồng
> Chi phí kinh doanh phân bổ cho doanh thu tiêu thụ trong năm
- >> Khấu hao TSCĐ: 30 tỷ đồng trong đó: khấu hao máy móc dừng hoạt động 12 tháng để sửa chữa là: 200 triệu đồng, khấu hao của xe ô tô đưa đón công nhân trích theo chế độ quy định: 300 triệu đồng.
- >> Giá vốn của hàng bán ra: 260 tỷ đồng, trong đó, chi phí hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng: 5 tỷ đồng
- >> Tiền lương phải trả người lao động: 24 tỷ đồng; đã trả người lao động tính đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: 22 tỷ đồng. Doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng ở mức tối đa theo quy định của pháp luật. Năm tính thuế N-1, công ty trích lập quỹ lương dự phòng là 500 trđ nhưng đến hết ngày 30/6/N, công ty mới sử dụng để chi trả tiền lương còn nợ người lao động của năm N-1 là 300 trđ.
- >> Chi phí BHBB phải nộp theo chế độ quy định là 5,04 tỷ đồng. Công ty đã nộp 4,04 tỷ. Còn nợ BHXH 1 tỷ đồng.
- >> Chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động theo quy định tại hợp đồng lao động: 1,2 tỷ đồng
- >> Chi tài trợ cho Hội Người cao tuổi địa phương: 60 trđ
- >> Chi nộp các khoản phạt: 1 tỷ đồng, trong đó: phạt vi phạm hợp đồng kinh tế: 800 trđ; phạt khai thiếu thuế: 200 trđ
- >> Các chi phí khác: 50 tỷ đồng, trong đó, chi phí chơi gôn của Giám đốc: 500 triệu đồng
TNCT khác: Thu phạt vi phạm hợp đồng kinh tế: 900 trđ

Xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm. Biết rằng: Thuế suất thuế TNDN: 20%; Doanh nghiệp có 200 người lao động.

Đáp án tham khảo

> Doanh thu tính thuế: 400 tỷ đồng
> Chi phí được trừ: 368,14 tỷ đồng, bao gồm
- Khấu hao máy: 30 – 0,2 = 29,8 (Loại 200 triệu đồng máy móc dừng hoạt động 12 tháng để sửa chữa do Luật chỉ cho trừ với thời gian dưới 12 tháng)
- Giá vốn của hàng bán ra: 260
- Tiền lương phải trả người lao động: 24 – 0,2 = 23,8
  - Dự phòng tiền lương được trích lập tối đa là 17% x 22 = 3,74
  - Tổng quỹ lương tối đa được trừ: 22 + 3,74 = 25,74 > 24 tỷ đồng nên toàn bộ chi phí lương N là 24 tỷ được trừ
  - Dự phòng lương N-1 chưa chi sau 30/6/N không được trừ: 0,2 tỷ đồng
- Chi phí bảo hiểm bắt buộc: 5,04 tỷ đồng
  - Chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động theo quy định tại hợp đồng lao động: 1,2 tỷ đồng không được trừ do còn nợ BHXH 1 tỷ đồng
- Chi phí được trừ khác: 49,5 tỷ đồng do các khoản chi phí sau không được tính vào chi phí được trừ:
  - Chi tài trợ cho Hội Người cao tuổi địa phương: 60 trđ
  - Chi phạt khai thiếu thuế: 200 trđ
  - Chi phí chơi gôn của Giám đốc công ty: 500 trđ
- Thu nhập khác: 0,9 (Thu phạt) – 0,8 (Chi phạt) = 0,1 tỷ đồng
- Thu nhập tính thuế: 400 – 368,14 + 0,1 = 31,96 tỷ đồng
- Thuế TNDN phải nộp: 31,96 tỷ đồng x 20% = 6,392 triệu đồng

Cơ sở pháp lý

Căn cứ tại Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, Quy định mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương như sau:

“2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty (Nội dung được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC)
…
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”

Biên soạn: Nguyễn Thị Loan – Giám đốc tư vấn