Các cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử định dạng XML (App, website...)

Khi có phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thì người bán phải cung cấp hóa đơn điện tử ở định dạng XML có chứa toàn bộ dữ liệu, nội dung của hóa đơn theo đúng quy định cho người mua. Vậy tra cứu thông tin hóa đơn điện tử định dạng XML như thế nào?

Nội dung bài viết

Tra cứu định dạng file XML trên Website

Khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ người mua cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML để có cơ sở kiểm tra đối chiếu theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống Hóa đơn điện tử, chưa đăng nhập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bấm vào nút > để chuyển sang mục Đọc hoá đơn XML, tại thanh chức năng người nộp thuế lựa chọn “Đọc hóa đơn XML” sau đó chọn “Duyệt file”.

Bước 2: Bấm nút [Duyệt file] thực hiện lựa chọn file hóa đơn điện tử định dạng XML, hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn điện tử theo dữ liệu từ file XML người nộp thuế lựa chọn. Người nộp thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu dữ liệu để đảm bảo hóa đơn nhận được có thông tin khớp đúng.

Bước 3: Người nộp thuế lựa chọn “Kiểm tra thông tin hóa đơn” để hệ thống hóa đơn thực hiện kiểm tra thông tin hóa đơn tại thời điểm người nộp thuế thực hiện tra cứu. Thông tin được kiểm tra gồm có “Thông tin hóa đơn”, “Thông tin chữ ký số trên hóa đơn”, “Tình trạng cấp mã hóa đơn” và “Tình trạng hoạt động của MST người bán, người mua”.

Tra cứu thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT

I. Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 1: NNT truy cập hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản đã được Tổng cục Thuế cấp qua địa chỉ Email đã đăng ký (tài khoản được cấp sau khi NNT đăng ký thành công và được nhận được thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT của Cơ quan Thuế).

Tra cứu thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT

– Mục đích: tra cứu chi tiết kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT: được cơ quan Thuế chấp nhận hoặc từ chối và nguyên nhân từ chối cấp mã.

– Thực hiện các bước như hình dưới đây:

– Chi tiết thông báo:

– Căn cứ chi tiết thông báo, NNT xử lý lỗi hoặc liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý lỗi.

Tra cứu thông tin chi tiết HĐĐT

– Mục đích: tra cứu thông tin chi tiết HĐĐT đã lập cho hàng hóa, dịch vụ bán ra; HĐĐT mua hàng hóa, dịch vụ của NNT.

– Thực hiện theo hướng dẫn tại hình dưới đây:

– Xem chi tiết thông tin hóa đơn:

Nhận biết rủi ro

Do không biết cách xem dữ liệu từ file XML, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử ở định dạng PDF để làm chứng từ giao dịch, thanh toán. Tuy nhiên, thực tế có một số trường hợp có những sai lệch thông tin trên cùng một hóa đơn giữa hóa đơn ở định dạng XML với hóa đơn ở định dạng PDF, ví dụ, bản thể hiện của hoá đơn điện tử không thể hiện hoặc thể hiện chưa đúng ngày người bán thực hiện ký số. Ví dụ:

Chỉ tiêu “Ngày tháng năm ký số” ở file XML là ngày 13/05/2023

Chỉ tiêu “Ngày tháng năm ký số” ở file PDF là ngày 07/11/2022

Việc này dẫn đến người mua không xác định được đúng ngày hoá đơn hiệu lực và làm cơ sở kê khai thuế (Ngày hoá đơn có đầy đủ ký số và cấp mã), dẫn tới sai sót khi xác định kỳ kê khai hoá đơn đầu vào.

Ngày ký khác ngày lập hóa đơn điện tử

Tra cứu bằng APP Hóa đơn

Cách tra cứu hóa đơn điện tử bằng Ứng dụng trên điện thoại di động: Người nộp thuế truy cập trực tiếp vào kho ứng dụng của Google Play hoặc App Store tra cứu ứng dụng có tên là “Hóa Đơn Điện Tử TCT”, chọn và nhấn cài đặt:

App trên App Store

App trên Google Play

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT: Người nộp thuế truy cập trực tiếp vào link bên dưới

Link: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.tct.scanqrcode

Link: https://apps.apple.com/vn/app/id1593852217?l=vi

Hoặc vào kho ứng dụng của Google Play hoặc App Store tra cứu ứng dụng có tên là “Tra cứu hóa đơn”, chọn và nhấn cài đặt: App trên Google Play; App trên App Store

Biểu tượng ứng dụng “Tra cứu hóa đơn” khi cài đặt thành công

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Bước 1: Người nộp thuế mở ứng dụng “Tra cứu hóa đơn”, kết quả giao diện như sau:

Bước 2: Nhập thông tin tài khoản gồm: “Tên đăng nhập” và “mật khẩu”. Lưu ý: Tài khoản này được cấp khi doanh nghiệp được cơ quan thuế gửi thông báo Chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Để xem thông tin hóa đơn từ QR Code, người nộp nhấn vào biểu tượng “Quét QR để kiểm tra hóa đơn”:

Kết quả quét QR Code, người dùng click vào “Xem chi tiết hóa đơn”:

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này”.

Tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”,

[collapse]