Lưu ý về hóa đơn xăng dầu bán lẻ từng lần – Invoices for fuel (petrol, oil)

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là nghị định quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Dưới đây là một số lưu ý về hóa đơn xăng dầu: Thực trạng thực tế trong thời gian qua, vẫn có tình trạng việc quản lý, phát hành, sử dụng hoá đơn đối với các cửa hàng bán lẻ xăng dầu không đúng quy định, như

• > Cuối ngày mới xuất hoá đơn tổng đối với các trường hợp bán lẻ trong ngày
• > Định kỳ hàng tuần, hàng tháng xuất 1 hóa đơn cho khách hàng với số lượng lớn
• > Bán hàng hoá nhưng không xuất hoá đơn, không kê khai nộp thuế, trốn thuế, gian lận thuế
• > Mua bán hoá đơn thu lợi bất chính, gây thất thu cho ngân sách nhà nước.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu

Các đơn vị kinh doanh bán lẻ xăng dầu cần thực hiện phát hành hoá đơn điện tử sau từng lần bán hàng theo quy định tại điểm i khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định:

“i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”

Trước đó, ngày 01/7/2023, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam tổ chức Lễ Golive giải pháp phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay sau từng lần bán hàng trên toàn quốc.

Kinh doanh xăng dầu được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại khoản 2 Điều Điều 91 luật quản lý Thuế  về áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kinh doanh xăng dầu thuộc lĩnh vực được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa.

Theo quy định tại điểm i khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Tuy nhiên Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu do sử dụng hóa đơn không có mã nên tại thời điểm lập hóa đơn, Doanh nghiệp không cần kết nối truyền dữ liệu ngay cho Cơ quan Thuế như với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, mà việc gửi dữ liệu chỉ cần được thực hiện trong ngày cụ thể tại quy định Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Trường hợp với hóa đơn bán cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Trường hợp khách hàng là Tổ chức, cá nhân kinh doanh, do các đối tượng này sẽ cần tra cứu dữ liệu hóa đơn phục vụ công tác kế toán, công tác kiểm tra thuế, chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi đi đường,.. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu mới cần thực hiện lập hóa đơn và gửi dữ liệu đầy đủ các nội dung trên hóa đơn theo quy định. Việc xác định Doanh nghiệp có lập hóa đơn theo từng lần theo quy định hay không sẽ được thực hiện khi kiểm tra, do đó Doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu hóa đơn đầy đủ.

Gửi dữ liệu hóa đơn

Tham khảo công văn 565/CT-QLT1

Nội dung thể hiện trên hóa đơn bán xăng dầu

Hóa đơn bán xăng dầu yêu cầu có đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Như vậy, với trường hợp bán cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, đơn vị kinh doanh xăng dầu không cần thiết phải thu thập thông tin người mua để điền trên hóa đơn, không cần ký số phát hành, tránh được sự ùn tắc khi bán xăng dầu. Ngoài ra nội dung hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cũng không yêu cầu có chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, nên khi thực hiện xây dựng hệ thống xuất hóa đơn với các bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp nên cân nhắc để giảm chi phí phát hành hóa đơn.

• > Đối với hóa đơn bán cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu lập hóa đơn theo từng lần bán, nhưng không cần gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo từng hóa đơn chỉ cần được lưu trữ tại đơn vị và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nội dung trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng (không yêu cầu tổng hợp theo từng hóa đơn) để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày
• > Đối với hóa đơn bán cho các đối tượng Doanh nghiệp, Tổ chức, Cá nhân kinh doanh: Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế  theo từng lần bán, có đầy đủ chỉ tiêu theo quy định sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn người bán gửi hóa đơn cho người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Tra cứu hóa đơn điện tử

Một số trường hợp, hoá đơn xăng dầu không tra cứu được thì cần lưu ý vào mục hóa đơn không có mã

Công văn hướng dẫn của Petrolimex

Cơ sở pháp lý

Tại Công điện số 1123/CĐ-TTg ngày 18/11/2023, Chính Phủ. Ngoài ra, độc giả tham khảo thêm một số hướng dẫn liên quan về hóa đơn xăng dầu, từ chỉ đạo của Chính Phủ cho đến một số lưu ý lập hóa đơn xăng dầu của cơ quan thuế địa phương: 

1. Công điện 1284/CĐ-TTg, 1123/CĐ-TTg của Chính Phủ
2. Công văn 13348/BTC-TCT của Bộ Tài chính
3. Công văn 5468/TCT-DNL, 565/TCT-DNL của Tổng Cục thuế
4. Công văn 167 (Petrolimex), 2294 của Cục thuế địa phương…

Hóa đơn điện tử xăng dầu phải tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, phải được bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Hóa đơn điện tử xăng dầu phải có chữ ký số của người bán và phải được lưu trữ trong thời gian quy định (Tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành).

Ngoài ra, nên luôn kiểm tra và cập nhật thông tin liên quan đến quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu, bởi vì các quy định có thể thay đổi theo thời gian và theo sự điều chỉnh của cơ quan chức năng. Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử là quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý và xử phạt từ cơ quan thuế.

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.