Công ty có phải chịu trách nhiệm cho thuế của cá nhân khai sai?

Nếu cá nhân cung cấp sai thông tin dẫn đến việc công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không đúng, thì trách nhiệm nộp phần thuế thiếu thuộc về công ty hay cá nhân tùy theo từng tình huống cụ thể.

Tại khoản 6 Điều 1 Luật số 26/2012/QH13 ngày 22/11/2012 của Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân quy định về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trả thu nhập và trách nhiệm của đối tượng nộp thuế là cá nhân cư trú:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân: … 6. Điều 24 được sửa đổi, bổ sung như sau: “Điều 24. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trả thu nhập và trách nhiệm của đối tượng nộp thuế là cá nhân cư trú 1. Trách nhiệm kê khai, khấu trừ, nộp thuế, quyết toán thuế được quy định như sau: a) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm kê khai, khấu trừ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước và quyết toán thuế đối với các loại thu nhập chịu thuế trả cho đối tượng nộp thuế; b) Cá nhân có thu nhập chịu thuế có trách nhiệm kê khai, nộp thuế vào ngân sách nhà nước và quyết toán thuế theo quy định của pháp luật. …”.

– Tại khoản 16 Điều 2 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 31 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân quy định:

“16. Sửa đổi, bổ sung Điều 31 như sau: “Điều 31. Trách nhiệm khấu trừ, khai thuế, công bố thông tin của tổ chức trả thu nhập, tổ chức nơi cá nhân chuyển nhượng vốn, tổ chức lưu ký, phát hành chứng khoán, tổ chức Việt Nam ký hợp đồng mua dịch vụ của nhà thầu nước ngoài không hoạt động tại Việt Nam 1. Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế khi trả thu nhập cho cá nhân như sau:

a) Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân có ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Hàng tháng tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập khấu trừ thuế của từng cá nhân căn cứ vào thu nhập tính thuế tháng và biểu thuế Lũy tiến từng phần; tạm tính giảm trừ gia cảnh theo bản khai của người nộp thuế để tính số thuế phải nộp trong tháng, thực hiện khấu trừ thuế và không phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc khai tạm tính giảm trừ gia cảnh này. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khai thuế, nộp thuế vào ngân sách nhà nước theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 30 Nghị định này và theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

b) Đối với các khoản tiền công, tiền chi khác cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm tạm khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên số thu nhập trả cho cá nhân. Cá nhân có thu nhập tạm khấu trừ thuế quy định tại Khoản này không phải khai thuế theo tháng. Bộ Tài chính quy định cụ thể mức thu nhập làm cơ sở khấu trừ thuế tạm khấu trừ theo tỷ lệ quy định tại Điểm này. …”

– Tại điểm b khoản 1 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về tiền lương, tiền công: “Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập, cụ thể như sau: …

b) Thu nhập từ tiền lương, tiền công

b.1) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả trường hợp cá nhân ký hợp đồng từ ba (03) tháng trở lên tại nhiều nơi.

b.2) Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên nhưng nghỉ làm trước khi kết thúc hợp đồng lao động thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.

b.3) Đối với cá nhân là người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập căn cứ vào thời gian làm việc tại Việt Nam của người nộp thuế ghi trên Hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc tại Việt Nam để tạm khấu trừ thuế theo Biểu lũy tiến từng phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam từ 183 ngày trong năm tính thuế) hoặc theo Biểu thuế toàn phần (đối với cá nhân có thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế). …

b.5) Số thuế phải khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được xác định theo hướng dẫn tại điều 7 Thông tư này; của cá nhân không cư trú được xác định theo Điều 18 Thông tư này”.

• Thực hiện khấu trừ thuế TNCN trước khi trả thu nhập cho cá nhân.

• Nộp phần thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước.

• Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế và kê khai theo mẫu biểu quy định.

Trường hợp khai sai do cá nhân cung cấp sai thông tin, nếu cá nhân cố tình hoặc vô ý khai sai thông tin về thu nhập, người phụ thuộc, cư trú… dẫn đến việc công ty khấu trừ thiếu:

• > Trách nhiệm chính thuộc về cá nhân vì đây là lỗi từ thông tin do họ cung cấp.

• Tuy nhiên, nếu công ty không có cơ chế kiểm tra, không lưu trữ hồ sơ đầy đủ, thì cơ quan thuế vẫn có thể truy thu công ty về phần khấu trừ thiếu và công ty sau đó phải yêu cầu cá nhân hoàn lại phần thuế bị truy thu này. Ví dụ: Cá nhân khai có 2 người phụ thuộc nhưng không chứng minh được hồ sơ, công ty tính giảm trừ không đúng thì cơ quan thuế có thể quy trách nhiệm khấu trừ thiếu cho công ty. Nếu công ty không khấu trừ hoặc khấu trừ sai do lỗi của bộ phận nhân sự/kế toán, dù cá nhân đã cung cấp thông tin đầy đủ, thì: Trách nhiệm thuộc về công ty: Cơ quan thuế sẽ truy thu thuế và xử phạt công ty theo quy định về nghĩa vụ khấu trừ thuế.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Luôn yêu cầu cá nhân cung cấp hồ sơ chứng minh đầy đủ khi đăng ký người phụ thuộc, tình trạng cư trú.

• Lưu trữ hồ sơ để làm căn cứ chứng minh khi quyết toán.

• Trong trường hợp có sai sót từ cá nhân, nên có cam kết hoặc văn bản xác nhận thông tin, và nếu bị truy thu thì có thể truy thu ngược lại từ cá nhân theo thỏa thuận nội bộ hoặc quy định công ty