Các bước và cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ

Bài viết dưới đây tóm tắt Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và rủi ro nếu hóa đơn sai quy định đối với cả bên bán và bên mua hàng hóa dịch vụ.

Thảo luận Topic tại: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan/

Ví dụ, rủi ro thuế với bên bán	Ví dụ, rủi ro thuế với bên mua

Tiêu thức	Ảnh hưởng trọng yếu	Mô tả rủi ro	Mức tiền ảnh hưởng
Tình trạng pháp lý + Có mã CQT + Không bị hủy/thay thế/điều chỉnh sai	Bên mua Bên bán	Có thể bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp	Phạt hóa đơn: 20–50 triệu đồng Bên mua: Bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT
Thông tin người bán	Bên mua	Bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì rủi ro hóa đơn không hợp pháp
Loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, mẫu số	Bên bán	Sai loại hóa đơn, lập hóa đơn không theo thứ tự, lập hóa đơn trước ngày được chấp nhận sử dụng, HĐĐT từ máy tính tiền không kết nối CQT… đều là lỗi lập hóa đơn.	Phạt cảnh cáo nếu sai loại hóa đơn nhưng đã lập lại trước thanh tra và không ảnh hưởng thuế; phạt 4–8 triệu đồng cho các lỗi như lập sai loại hóa đơn đã giao/kê khai, lập HĐĐT khi chưa được chấp thuận, lập HĐĐT từ máy tính tiền không kết nối CQT, không ghi đủ nội dung bắt buộc .
Thời điểm lập hóa đơn	Bên bán	Lập hóa đơn sai thời điểm, cần hiển thị theo ngày/tháng/năm	Phạt theo số lượng hóa đơn, cao nhất 70 – 80 triệu đồng
Thông tin người mua	Bên mua	Hóa đơn ghi sai thông tin người mua thì không thể sử dụng hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế	Bên bán: Phạt 4–8 triệu đồng do lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc Bên mua: Bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT
Tên hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn ghi “kèm bảng kê”	Bên mua	Tên HHDV không rõ bản chất, ghi chung chung “dịch vụ tháng…”, “phí dịch vụ…”… mà không đủ hồ sơ có thể không chứng minh được phục vụ SXKD	Bên bán: nếu sai làm thay đổi thuế suất/doanh thu thì truy thu thuế Bên mua: Bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT
HHDV thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện	Bên mua	Hóa đơn từ nhà cung cấp không đủ điều kiện chuyên ngành rủi ro không được trừ (Nhóm thường gặp: bảo vệ, logistics, vận tải, thực phẩm, thiết bị y tế, PCCC, kiểm toán, đại lý thuế…)	Bên mua: Bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT
Thành tiền trước thuế, tổng tiền thanh toán, thuế suất GTGT, tiền thuế	Bên mua Bên bán	Sai thành tiền làm sai doanh thu, thuế GTGT đầu ra, giá trị chi phí và VAT đầu vào	Bên bán: truy thu thuế Bên mua: bị điều chỉnh giảm VAT đầu vào/chi phí tương ứng phần sai
	Bên mua	Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn đầu vào từ 5 triệu trở lên để giảm rủi ro không đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào và/hoặc chi phí được trừ	Bên mua: Bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT
Ngày ký số / thời điểm gửi cấp mã / thời điểm chuyển dữ liệu	Bên bán	Ngày ký số cách ngày lập quá hạn hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn muộn có thể bị xem là vi phạm về thời hạn truyền dữ liệu.	Chuyển dữ liệu HĐĐT chậm phạt tối đa 20 triệu nếu chậm từ 11 ngày trở lên
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, chiết khấu, trả lại hàng	Bên mua Bên bán	Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế không đúng quy trình, không có hồ sơ thỏa thuận/biên bản/bảng kê phù hợp, có thể dẫn đến kê khai sai kỳ hoặc sai số thuế.	Bên bán: Loại trừ các khoản giảm trừ Bên mua: có thể bị loại VAT đầu vào, loại chi phí CIT