Chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử và dấu treo của người bán trên hóa đơn chuyển đổi

Theo dự kiến, từ cuối năm 2020, hóa đơn điện tử sẽ áp dụng bắt buộc cho toàn bộ các giao dịch kinh tế trên lãnh thổ Việt Nam thay thế cho hóa đơn giấy hiện tại. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời đã đưa ra những định hướng nhất định cho xu hướng này. Tuy nhiên, có nhiều quy định chưa được hướng dẫn dẫn tới quá trình áp dụng gặp nhiều vướng mắc. Bài viết dưới đây trình bày một số nội dung liên quan đến tiêu thức chữ ký điện tử của người mua và tiêu thức “dấu của người bán” trên hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Về chữ ký điện tử của người mua

Theo hướng dẫn hiện tại, doanh nghiệp được miễn chữ ký điện tử của người mua hàng nếu thuộc một trong các trường hợp:

a. Người mua không phải là đơn vị kế toán

b. Người mua là đơn vị kế toán và giao dịch có các hồ sơ chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa,…

Căn cứ pháp lý:

Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011:

“Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử

…e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn…2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”

– Căn cứ công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính:

Về dấu của người bán

Trong quá trình hoạt động, mặc dù người bán sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có một số trường hợp người mua vẫn yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy để phục vụ nhu cầu lưu trữ chứng từ kế toán. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp được miễn dấu treo người bán trên hóa đơn điện tử chuyển sang giấy khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

a. Thỏa mãn điều kiện về mặt pháp lý (Tính toàn vẹn của thông tin, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi… theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử)

b. Chỉ được chuyển đổi 01 lần

c. Gửi công văn xin miễn tiêu thức “dấu của người bán” đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế,…và được sự đồng ý của cơ quan thuế (tham khảo Công văn 5305/TCT-DNL)

Căn cứ pháp lý:

Tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định

“3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011:

“- …Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

“Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, …, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

Công văn 5305/TCT-DNL của Tổng cục thuế ngày 25/12/2018: