Cách lưu chứng từ kế toán

Việc lưu trữ chứng từ kế toán một cách ngăn nắp, khoa học không chỉ giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm khi cần mà còn đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng loại hồ sơ, kèm theo mẹo sắp xếp cách lưu chứng từ kế toán

Thảo luận Topic tại: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan/

Chuẩn Bị Bìa Sổ

• Nếu lưu bản cứng, nên dùng bìa giấy cứng để tránh cong mép và chọn màu sắc bắt mắt giúp phân loại nhanh và dễ nhận diện từng loại hồ sơ
• Với bản mềm, nên sắp xếp theo từng folder nội dung

File Tờ Khai Thuế

• Tờ khai thuế tháng hoặc quý cần kèm:

  • Bảng kê chi tiết hóa đơn bán ra, mua vào.

  • Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng

Hóa Đơn Bán Ra & Mua Vào

• Kê khai theo quý: Mỗi quý đóng thành 1 tập.

• Kê khai theo tháng: Mỗi tháng đóng thành 1 tập.

• Áp dụng tương tự cho cả hóa đơn đầu ra và đầu vào

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử? Có phải lưu file XML không?

Sổ Kế toán

• Sổ Nhật ký chung: In riêng cho từng tháng để tiện kiểm tra.

• Bảng cân đối phát sinh của toàn bộ tài khoản trong năm.

• Sổ cái chi tiết từng tài khoản phát sinh

• Sổ quỹ in theo tháng, đóng riêng từng loại thành một tập

• In tổng hợp công nợ trong năm.

• In chi tiết cho từng khách hàng, từng năm.

• Đóng riêng từng loại

Hồ Sơ Công Trìnhm giá thành

• Sổ tổng hợp TK 154

• Bảng tổng hợp chi tiết giá thành từng tháng.

• Sổ cái chi tiết từng công trình theo tháng

Sổ Theo Dõi Công Cụ Dụng Cụ & Tài Sản Cố Định

• In bảng phân bổ công cụ dụng cụ từng tháng.

• In bảng khấu hao TSCĐ từng tháng.

Phiếu Thu – Chi – Xuất – Nhập & Các Phiếu Khác

• In toàn bộ phiếu thu, chi, xuất, nhập, phiếu hoạch toán khác theo tháng.

• Mỗi loại đóng thành một tập riêng

Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho (NXT)

• In tổng hợp NXT từng tháng.

• In chi tiết NVL, HH, TP cho từng mặt hàng

 

Hồ Sơ Người Lao Động

• Quyết toán thuế TNCN năm.

• Hợp đồng lao động kèm CMND/CCCD photo.

• Bảng lương và chấm công từ tháng 01–12.

• Lưu kèm các quyết định tăng/giảm lương, thưởng lễ tết… có đầy đủ chữ ký

Hợp Đồng Kinh Tế, Mua Bán & Hợp Đồng Khác

• Đóng mỗi loại thành 1 tập hoặc lưu vào bìa còng.

• Tách riêng từng loại để dễ tìm

Báo Cáo Tài Chính

• Báo cáo tài chính:

  • Bảng cân đối kế toán.

  • Bảng cân đối tài khoản phát sinh.

  • Báo cáo kết quả hoạt động SXKD.

  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

  • Thuyết minh báo cáo tài chính.

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN:

  • Phụ lục kết quả hoạt động SXKD.

  • Phụ lục chuyển lỗ (nếu có).

  • Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có).

  • Phụ lục giao dịch liên kết (nếu có).

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN.

Có bắt buộc in và lưu trữ chứng từ và sổ kế toán ra giấy?

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào