Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp

Có thể bạn không biết rằng nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Việc đăng ký nội quy lao động sẽ giúp doanh nghiệp có một quy định về những quy tắc xử sự chung và riêng cho từng loại lao động, xử lý các hành vi vi phạm cũng như các biện pháp đối với các hành vi này. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn tổng quan về thủ tục đăng ký nội quy lao động.

1. Doanh nghiệp bắt buộc đăng ký nội quy lao động?

> Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động tại Sở LĐTB&XH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Điều 119 Bộ luật Lao động 2019)

> Doanh nghiệp sử dụng dưới sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành và đăng ký nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải ban hành nội quy lao động và phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Nếu như Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 đến 03 năm thì nội quy lao động không có thời hạn cụ thể.

2. Thủ tục đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp (Tham khảo Luật Lao động 2019, Quyết định 338/QĐ-BLĐTBXH)

8.1 Trình tự thực hiện: – Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. – Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động. 8.2 Cách thức thực hiện Thực hiện theo một trong các hình thức sau: – Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền); – Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền); – Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền). 8.3 Thành phần, số lượng hồ sơ * Thành phần hồ sơ: – Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; – Nội quy lao động; – Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; – Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có). * Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ 8.4 Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên 8.5 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì doanh nghiệp gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở LĐ-TBXH hoặc Phòng LĐ-TBXH (trong trường hợp được Sở LĐ-TBXH ủy quyền) nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh (Điều 119 Bộ luật Lao động 2019) 8.6 Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định 8.7 Phí, lệ phí: Không có 8.8 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định 8.9 Yêu cầu, điều kiện: Các quy định của nội quy lao động không trái với pháp luật lao động. 8.10 Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động năm 2019. Ghi chú: Thủ tục này sửa đổi, bổ sung về thành phần hồ sơ, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính và căn cứ pháp lý.

Cơ sở pháp lý

Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

4. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.

Điều 120. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Điều 121. Hiệu lực của nội quy lao động
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Biên soạn: Nguyễn Việt Anh – Giám đốc vận hành

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.

Để biết thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn.