Các cách giảm rủi ro hóa đơn điện tử - How to avoid risks of e-invoice

Một số lưu ý với các doanh nghiệp khi mua bán hàng hóa để giảm thiểu các rủi ro hóa đơn điện tử do không đúng quy định, dẫn tới thiệt hại về chi phí do không có chứng từ hợp lệ hoặc bị xử phạt. Một số trường hợp, kể cả khi doanh nghiệp có giao dịch thực tế nhưng bị kết luận là không hợp pháp thì hóa đơn đó vẫn không hợp lệ. Dưới đây là các biện pháp đề xuất để giảm rủi ro hóa đơn điện tử, trong đó đặc biệt là các hóa đơn của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh.

Nội dung bài viết

(1) Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch thực tế phát sinh

Khi nhận được hóa đơn của Nhà cung cấp, doanh nghiệp nên đối chiếu về tình trạng nhà cung cấp trên trang gdt.gov.vn trước. Các biện pháp có thể thực hiện như

> Đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có);
> Hình thức giao nhận hàng hóa; địa điểm giao nhận hàng hóa;
> Phương tiện vận chuyển hàng hóa;
> Chi phí vận chuyển hàng hóa;
> Chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa (trước thời điểm giao nhận hàng hóa);
> Xác minh về thanh toán (đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch;
> Số lần thực hiện giao dịch; hình thức thanh toán; chứng từ thanh toán),
> Xác minh về xuất khẩu hàng hóa: Tờ khai hải quan đã thông quan; Vận đơn…

(2) Kiểm tra lại thông tin hóa đơn

Với hóa đơn điện tử, tra cứu như sau: Kiểm tra lại các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn, đặc biệt nếu hóa đơn có mã của CQT thì cần kiểm tra lại tình trạng hóa đơn trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn

Các cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử định dạng XML (App, website…)

Với hóa đơn giấy trước đây: Khi tiếp nhận hóa đơn, kế toán kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào Website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng hóa đơn đó

(3) Tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế

Các doanh nghiệp này được công bố tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt

hoặc sử dụng Phần mềm “Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc” của Cục Thuế Hà Nội

Thực chất, các thao tác tra cứu trên hiện nay vẫn còn có nhiều hạn chế, người nộp thuế muốn tra cứu cần phải tải từng tệp danh sách với thông tin rời rạc, hoặc phải điền thông tin bao gồm cả “Mẫu hóa đơn” và “Ký hiệu hóa đơn” gây bất tiện cho người sử dụng, nhất là hiện tại việc lập tờ khai thuế GTGT không yêu cầu đính kèm bảng kê hóa đơn mua vào. Chưa kể, thực trạng thường gặp là có nhiều trường hợp doanh nghiệp, cá nhân trước đây nằm trong danh sách bỏ trốn, nay được xác minh lại là không phải và được thông báo ra khỏi danh sách hoặc ở thời điểm người mua tra cứu thông tin để phòng chống thì người bán chưa “bỏ trốn” còn khi kiểm tra, thanh tra Thuế thì người bán đã “bỏ trốn” rồi.

Doanh nghiệp vẫn cần nắm được nguyên tắc xử lý với giao dịch sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp ngừng hoạt động

Với hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp bên bán bỏ địa chỉ, phương án giải trình tham khảo dưới đây

Xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động và File quét doanh nghiệp bỏ trốn

Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Doanh nghiệp mua bán hóa đơn – List of companies with illegal invoices

Cơ sở pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP

9. Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc

Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả
Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng
Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế
Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng:

Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định
Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định
Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ)
Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả
Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn
Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra
Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.