[Kế toán CPA] Thông tin thích hợp về kế toán quản trị

– Đọc tài liệu: giáo trình kế toán Quản trị các trường đại học (Học viện Tài chính, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Thương mại…).

– Có thể nghiên cứu tài liệu về công trình nghiên cứu khoa học liên quan Kế toán quản trị trên trang Web bộ môn kế toán – Học viện Tài chính: www.hvtc.edu.vn/bmkt

– Đọc Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính về hướng dấn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Thông tin thích hợp

Quá trình ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp là quá trình lựa chọn phương án tốt nhất, có lợi nhất và hiệu quả nhất từ nhiều phương án khác nhau.

Các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp thường là:

– Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm)?

– Ngừng hay vẫn tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó (hoặc tiếp tục hoạt động một bộ phận nào đó) do bị lỗ cá biệt ?

– Tự sản xuất hoặc mua một chi tiết sản phẩm/bao bì đóng gói?

– Quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh bị giới hạn.

– Có nên mở thêm một điểm kinh doanh mới hoặc sản xuất thêm một phẩm mới?

– Nên bán ngay bán thành phẩm hay tiếp tục sản xuất, chế biến ra thành phẩm rồi mới bán?…..

Trong phạm vi nội dung ôn thi KTV, chỉ đi sâu ôn tập 4 loại tình huống: Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt; Ngừng hay vẫn tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó (hoặc tiếp tục hoạt động một bộ phận nào đó); Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài; Quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh bị giới hạn.

Các quyết định của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cả hiện tại và tương lai.

Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn là vấn đề sử dụng năng lực sản xuất, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp, không cần thiết phải đầu tư mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực sản xuất, năng lực hoạt động. Vì vậy vai trò của người kế toán quản trị trong vấn đề này là giúp các nhà quản lý xác định phương án có khả năng sinh lời nhiều nhất trong việc sử dụng công suất (năng lực) sản xuất hiện có.

Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp cho việc ra quyết định là những thông tin phải đạt 2 tiêu chuẩn cơ bản:

+ Thông tin đó phải liên quan đến tương lai.

+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét và lựa chọn.

Những thông tin không đạt một trong hai tiêu chuẩn trên hoặc không đạt cả hai tiêu chuẩn trên được coi là những thông tin không thích hợp.

Khi nhận dạng thông tin thích hợp người ta cần phải căn cứ vào các tiêu chuẩn đánh giá thông tin của mỗi tình huống cụ thể. Tuy nhiên có một số loại chi phí luôn luôn là chi phí thích hợp hoặc chi phí không thích hợp cho bất cứ tình huống nào. Cụ thể như:

– Chi phí cơ hội luôn là thông tin thích hợp.

– Chi phí chìm luôn là thông tin không thích hợp.

Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc xem xét ra quyết định được chia thành 4 bước:

+ Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu nhập và chi phí liên quan đến các phương án đang được xem xét.

+ Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí đã chi ra, không thể tránh được ở tất cả các phương án đang được xem xét và lựa chọn.

+ Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án đang xem xét.

+ Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí còn lại là những thông tin thích hợp cho quá trình xem xét, lựa chọn phương án tối ưu.

a) Quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục kinh doanh một bộ phận

Hầu hết các doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc kinh doanh nhiều ngành hàng, mặt hàng. Trong quá trình hoạt động có bộ phận hoặc ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều có thể xảy ra. Trong điều kiện này doanh nghiệp đứng trước 2 sự lựa chọn khác nhau: tiếp tục kinh doanh hay loại bỏ kinh doanh bộ phận (mặt hàng) kinh doanh đang bị thua lỗ?

Tương tự như vậy, có thể có doanh nghiệp sản xuất nhiều mặt hàng, song trong nhiều năm có một mặt hàng luôn bị thua lỗ, dẫn đến việc doanh nghiệp đứng trước hai sự lựa chọn: tiếp tục sản xuất sản phẩm đó, hay loại bỏ việc sản xuất sản phẩm đó?

Trong trường hợp này phân tích thông tin định lượng dựa trên thông tin thích hợp, phương án nào tạo ra nhiều lợi nhuận hơn (hoặc bị lỗ ít hơn) sẽ được đề nghị lựa chọn

Tuy nhiên cần xem xét thêm các thông tin bổ sung tuỳ theo từng tình huống cụ thể khác nhau: Chẳng hạn trong trường hợp, nếu cả 3 bộ phận kinh doanh đều trong cùng một thành phố, khi loại bỏ kinh doanh một bộ phận nào đó, có một số khách hàng quen chuyển sang mua hàng tại các bộ phận kinh doanh còn lại, khi đó kế toán quản trị phải dự đoán được phần doanh thu, giá vốn… thay đổi; Hoặc, trường hợp quyết định tiếp tục hay loại bỏ việc sản xuất một loại sản phẩm, có thể có những tình huống phát sinh chi phí cơ hội như: nếu không tiếp tục sản xuất sản phẩm đó thì toàn bộ cơ sở vật chất được đem cho thuê, hoặc chuyển sang sản xuất một mặt hàng khác,…

b) Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng mới

Trong một số trường hợp các doanh nghiệp phải đứng trước sự lựa chọn là nên chấp nhận hay không chấp nhận các đơn đặt hàng có liên quan tới việc tăng khối lượng sản xuất của doanh nghiệp tại các thời điểm đặc biệt.

Trong trường hợp này kế toán quản trị cần phải quan tâm đến các thông tin cơ bản sau:

– Khả năng, công suất của máy móc thiết bị có thể đáp ứng thêm nhu cầu của các đơn đặt hàng mới hay không.

– Xem xét và so sánh với hoạt động sản xuất và tiêu thụ bình thường của công ty hàng năm.

Ví dụ 1.1: Giả sử một công ty sản xuất sản phẩm X, theo nhu cầu của thị trường công ty đã dự đoán, trong năm tới công ty dự định sản xuất 250.000 sản phẩm (công suất sản xuất của công ty là 300.000 sp/năm). Với mức sản xuất này giá thành đơn vị sản phẩm dự kiến là 80.000 đồng/ 1sp (Trong đó: Biến phí sản phẩm là 50.000 đồng/1sp, tổng định phí là 7.500.000.000 đồng). Giá bán thông thường dự kiến là 100.000 đồng/1sp.

Ngoài số sản phẩm mà công ty đã dự kiến cung cấp như trên, công ty nhận được 1 đơn đặt hàng đặc biệt của một công ty khác, mua 30.000 sản phẩm B với giá mua là 60.000 đồng/1sp.

Trong trường hợp này, các sản phẩm công ty dự kiến cung cấp ban đầu phải gánh chịu bù đắp toàn bộ chi phí cố định, cho nên cho dù công ty chấp nhận hay không chấp nhận đơn đặt hàng đặc biệt thì chi phí cố định là khoản chi phí không chênh lệch. Để sản xuất đơn đặt hàng đặc biệt công ty chỉ phải bỏ ra chi phí biến đổi, nên chỉ cần so sánh giá bán thoả thuận với biến phí, nếu làm tăng lãi trên biến phí tức là làm tăng lợi nhuận. Nếu công ty chấp nhận dơn đặt hàng này sẽ làm cho tổng lãi trên biến phí tăng thêm:

30.000 x (60.000 – 50.000) = 300.000.000 (đồng)

Như vậy nếu công ty chấp nhận đơn đặt hàng này sẽ làm lợi nhuận tăng thêm 300.000.000 đồng, xét theo tiêu chuẩn kinh tế thì công ty nên chấp nhận đơn đặt hàng này.

Mở rộng tình huống, theo tài liệu ví dụ trên, bổ sung một số thông tin:

– Biến phí là 50.000 đồng/1SP, trong đó chi phí giao hàng là 6.000 đồng/1SP.

– Nếu chấp nhận đơn đặt hàng này thì khách hàng sẽ nhận hàng tại kho của công ty, đồng thời công ty phải bỏ thêm chi phí cải tiến sản phẩm cho phù hợp nhu cầu của khách hàng này: 3.000 đồng/1sp; Và công ty phải trả một khoản hoa hồng cho người môi giới là 50.000.000 đồng.

Trong trường hợp này, nếu công ty chấp nhận đơn đặt hàng này, biến phí mới là: 50.000 – 6.000 + 3.000 = 47.000 (đồng/1sp); định phí tăng thêm 50.000.000 đồng; do đó làm cho lợi nhuận tăng thêm:

30.000 x (60.000 – 47.000) – 50.000.000 = 340.000.000 (đồng)

Xét theo tiêu chuẩn kinh tế, công ty nên chấp nhận đơn đặt hàng đặc biệt này…

Tuy nhiên, khi xem xét quyết định chấp nhận hay không chấp nhận đơn đặt hàng đặc biệt, bên cạnh việc xem xét yếu tố định lượng về mặt kinh tế làm tăng lợi nhuận của đơn vị hay không, doanh nghiêp cũng cần xem xét đến các yếu tố định tính xung quanh hợp đồng như: khách hàng không thuộc khu vực khách hàng truyền thống của doanh nghiệp, không có ý định làm ăn lâu dài với khách hàng này… nếu không doanh nghiệp sẽ vấp phải những phản ứng của khách hàng, khó khăn khác trong cạnh tranh và có thể sẽ dẫn đến phương hại lợi ích lâu dài của doanh nghiệp.

c) Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài

Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, chi tiết hoặc vật liệu sản xuất thường các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm đến 2 vấn đề:

– Chất lượng của linh kiện, chi tiết hoặc vật liệu

– Giá cả hoặc chi phí sản xuất

Nếu chất lượng của chúng đã đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho dù mua ngoài hay tự sản xuất, thì nhà quản trị doanh nghiệp xem xét đến chi phí chênh lệch giữa tự sản xuất và mua ngoài

Nguyên tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua ngoài là: Nếu chi phí tự sản xuất nhỏ hơn chi phí mua ngoài thì lựa chọn phương án tự sản xuất và ngược lạị. Mặt khác, còn phải xem xét đến chi phí cơ hội nếu không tự sản xuất thì bộ phận hiện đang sản xuất các chi tiết, sản phẩm đó sẽ như thế nào? Giả sử bộ phận đó sẽ được chuyển sang sản xuất mặt hàng khác hoặc cho thuê, thì lợi nhuận hàng năm nó mang lại là bao nhiêu? So sánh chi phí tiết kiệm được của tự sản xuất và mua ngoài, nếu số lợi nhuận đó lớn hơn chi phí tiết kiệm được thì lại phải chọn phương án mua ngoàì.

d) Các quyết định trong điều kiện sản xuất kinh doanh bị giới hạn

Trong thực tế hoạt động, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có thể đứng trước một thực trạng là doanh nghiệp có giới hạn một số nhân tố nào đó như số lượng nguyên vật liệu có thể cung cấp; số giờ công lao động, số giờ hoạt động của máy móc thiết bị có thể khai thác; khả năng tiêu thụ thêm sản phẩm hàng hoá… Để khai thác triệt để các yếu tố còn dôi dư này nhằm tối đa hoá lợi nhuận, các nhà quản trị doanh nghiệp phải đứng trước sự lựa chọn: nên ưu tiên sản xuất cho loại sản phẩm nào, với thứ tự ưu tiên ra sao để tận dụng hết năng lực hoạt động và mang lại lợi nhuận tăng thêm nhiều nhất. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp đứng trước sự lựa chọn quyết định kinh doanh trong điều kiện các nhân tố cần thiết cho sản xuất kinh doanh có giới hạn.

– Nếu chỉ có một nhân tố giới hạn:

Xác định: lãi trên biến phí tính trên một đơn vị nhân tố bị giới hạn = Lãi trên biến phí (số dư đảm phí) đơn vị sản phẩm /số lượng đơn vị nhân tố giới hạn tính trên một sản phẩm.

Trong đó: số lượng đơn vị nhân tố giới hạn tính trên một sản phẩm chính là thông tin về định mức lao động, định mức vật tư, định mức thời gian sử dụng máy máy móc, thiết bị.

Lấy chỉ tiêu “lãi trên biến phí (số dư đảm phí) tính trên một đơn vị nhân tố giới hạn” làm tiêu chuẩn để xác định thứ tự ưu tiên sản xuất sản phẩm.

– Nếu có 2 nhân tố giới hạn:

+ Xác định nhân tố giới hạn chủ chốt.

+ Xác định: lãi trên biến phí (số dư đảm phí) tính trên một đơn vị nhân tố bị giới hạn chủ chốt = Lãi trên biến phí (số dư đảm phí) đơn vị sản phẩm/số lượng đơn vị nhân tố giới hạn chủ chốt tính trên một sản phẩm.

+ Lấy chỉ tiêu “lãi trên biến phí(số dư đảm phí) tính trên một đơn vị nhân tố giới hạn chủ chốt” làm tiêu chuẩn để xác định thứ tự u tiên sản xuất sản phẩm, sản phẩm nào có “lãi trên biến phí(số dư đảm phí) tính trên một đơn vị nhân tố giới hạn chủ chốt” cao nhất sẽ được tiên sản xuất nhất…

– Nếu có đồng thời nhiều nhân tố bị giới hạn .

Phương pháp sử dụng thuật toán với việc lập hàm mục tiêu sao cho lợi nhuận cao nhất là phù hợp và cần thiết cho trường hợp này.

Trình tự của phương pháp này có thể thực hiện theo các bước:

+ Bước 1: Xác định hàm mục tiêu và biểu diễn hàm dưới dạng phương trình tuyến tính.

Gọi f(x) là hàm mục tiêu , f(x) = cj xj => Max

Trong đó cj là lãi trên biến phí (số dư đảm phí) đơn vị sản phẩm loại j , xj là số lợng sản phẩm loại j cần sản xuất ứng với các yếu tố d thừa (j = 1àn, có n loại sp)

+ Bước 2: Xác định điều kiện các nhân tố giới hạn và biểu diễn chúng thành hệ các bất phơng trình.

Điều kiện các nhân tố giới hạn: aijxj < bi (i = 1àm ,có m nhân tố giới hạn)

Trong đó: aij là hệ số ứng với sản phẩm loại j và nhân tố d thừa có giới hạn thứ i (aij có thể là định mức số lượng nhân tố giới hạn cho một đơn vị sp loại j hoặc đơn giá bán cho một đơn vị sp loại j…); bi là nhân tố dư thừa có giới hạn thứ i, nó có thể là số lượng sp có thể tiêu thụ thêm, số giờ máy có thể khai thác thêm, số giờ lao động có thể huy động thêm…

+ Bước 3: Giải hệ phương trình bậc nhất

+ Bước 4: Xác dịnh phương trình sản xuất tối ưu (cơ cấu sản phảm tối ưu) phù hợp với hàm mục tiêu.

Ví dụ 1.2: Công ty T & T sản xuất kinh doanh 2 mặt hàng X và Y, các thông tin đã thu thập được như sau:

Chỉ tiêu	Sản phẩm X	Sản phẩm Y
1.Giá bán đơn vị (1000 đồng)	100	140
2.Biến phí đơn vị (1000 đồng)	60	50
3. Giờ máy chạy/1SP	1	3
4.Nhu cầu thị trường (sản phẩm)	2000	1500

Biết rằng: Tổng giờ máy chạy công ty có thể cung cấp tối đa là 6000 giờ.

Trong trường hợp này: để đáp ứng nhu cầu của thị trường công ty cần cung cấp số giờ máy là: 2.000 x 1 + 1.500 x 3 = 6.500 giờ; trong khi đó công ty chỉ có thể cung cấp tối đa 6000 giờ; nên số gờ máy chạy sẽ là nhân tố giới hạn chủ chốt, có bảng tính toán sau:

Chỉ tiêu	Sản phẩm X	Sản phẩm Y
1. Giá bán đơn vị (1.000 đồng)	100	140
2. Biến phí đơn vị (1.000 đồng)	60	50
3. Lãi trên biến phí đơn vị (1.000 đồng)	40	90
4. Giờ máy chạy/1SP	1	3
5. Lãi trên biến phí trên 1 giờ máy	40	30
6. Thự tự ưu tiên sản xuất	(1)	(2)
7. Giờ máy cung cấp cho sản xuất	2000	4000
8. Cơ cấu sản phẩm sản xuất (SP)	2000	1333
9. Tổng lãi trên biến phí (1.000 đồng)	80.000	119.970