[ Kiểm toán CPA] Các thủ tục thu thập bằng chứng kiểm toán

Bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng cách: (1) Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro; (2) Thực hiện các thủ tục kiểm toán tiếp theo (bao gồm, thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản) (Theo quy định của CMKiT số 315 và số 330).

Các thủ tục kiểm toán, bao gồm: kiểm tra, quan sát, xác nhận từ bên ngoài, tính toán lại, thực hiện lại, thủ tục phân tích, phỏng vấn, được sử dụng như các thủ tục đánh giá rủi ro, thử nghiệm kiểm soát hoặc thử nghiệm cơ bản, tùy theo hoàn cảnh mà KTV áp dụng các thủ tục này.

Ngoài thủ tục phỏng vấn, các thủ tục kiểm toán khác (gồm kiểm tra, quan sát, xác nhận, tính toán lại, thực hiện lại và các thủ tục phân tích) thường được thực hiện kết hợp với nhau. Mặc dù thủ tục phỏng vấn có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán quan trọng nhưng nếu chỉ phỏng vấn thì chưa đủ để cung cấp bằng chứng kiểm toán về việc không có sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu hoặc về tính hữu hiệu của các kiểm soát.

* Kiểm tra (Đoạn A14-A16): Việc kiểm tra bao gồm kiểm tra tài liệu, sổ kế toán hoặc chứng từ, có thể từ trong hoặc ngoài đơn vị; ở dạng giấy, dạng điện tử, hoặc các dạng thức khác; hoặc kiểm tra tài sản hiện vật.

a/ Kiểm tra tài liệu, sổ kế toán hoặc chứng từ: Là quá trình xem xét, đối chiếu các tài liệu, sổ kế toán hoặc chứng từ có liên quan sẵn có trong đơn vị (Ví dụ, hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, xuất kho, sổ kế toán, BCTC…) Thủ tục này có thể tiến hành theo hai cách:

Thứ nhất, từ một kết luận có trước, KTV thu thập tài liệu làm cơ sở cho kết luận cần khẳng định. Ví dụ: KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu tài sản.

Thứ hai, kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi vào sổ kế toán. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng: (1) Từ chứng từ gốc phản ánh vào sổ kế toán: khi KTV muốn thu thập bằng chứng về việc các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi sổ đầy đủ; (2) Từ sổ kế toán kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi KTV muốn thu thập bằng chứng về tính có thật của các nghiệp vụ được ghi sổ.

Thủ tục kiểm tra tài liệu, sổ kế toán hoặc chứng từ có ưu điểm là tương đối thuận tiện, chi phí để thu thập bằng chứng cũng thấp hơn các thủ tục khác, do tài liệu thường là có sẵn. Tuy nhiên, thủ tục này cũng có hạn chế nhất định vì nó cung cấp các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy khác nhau, tùy theo nội dung, nguồn gốc của bằng chứng kiểm toán và tính hữu hiệu của các kiểm soát đối với quá trình tạo lập ra tài liệu, sổ kế toán và chứng từ thuộc nội bộ đơn vị. Trong trường hợp bằng chứng do đơn vị cung cấp, các tài liệu này có thể đã bị sửa chữa, giả mạo, mất tính khách quan… nên cần có sự kiểm tra, xác minh kết hợp với các thủ tục kiểm toán khác.

b/ Kiểm tra tài sản hiện vật: Được hiểu là việc kiểm tra vật chất các loại tài sản của đơn vị, thường áp dụng đối với tài sản có hình thái vật chất cụ thể như hàng tồn kho, TSCĐ, tiền mặt…

Việc kiểm tra này có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy về sự hiện hữu của các tài sản nhưng lại không cung cấp bằng chứng về quyền và nghĩa vụ của đơn vị hay giá trị của tài sản. Vì vậy, kiểm tra tài sản hiện vật thường cần đi kèm với kiểm tra và thu thập bằng chứng khác để chứng minh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.

* Quan sát (Đoạn A17): Là việc theo dõi một quy trình hoặc thủ tục do người khác thực hiện (Ví dụ, KTV quan sát nhân viên của đơn vị được kiểm toán thực hiện kiểm kê, hoặc quan sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát).

Việc quan sát cung cấp bằng chứng kiểm toán về việc thực hiện một quy trình hoặc thủ tục, nhưng chỉ giới hạn ở thời điểm quan sát và thực tế là việc quan sát của KTV có thể ảnh hưởng đến cách thức thực hiện quy trình hoặc thủ tục đó (xem thêm phần III.B.1.1.1 tài liệu này tóm tắt các quy định của CMKiT số 501 liên quan đến thủ tục quan sát kiểm kê hàng tồn kho).

* Xác nhận từ bên ngoài (Đoạn A18): Là bằng chứng kiểm toán mà KTV thu thập được dưới hình thức thư phúc đáp trực tiếp của bên thứ ba (bên xác nhận) ở dạng thư giấy, thư điện tử hoặc một dạng khác.

Thủ tục xác nhận từ bên ngoài thường được sử dụng để xác minh các cơ sở dẫn liệu liên quan đến các số dư tài khoản nhất định và các yếu tố của các số dư tài khoản đó. Tuy nhiên, việc xác nhận không chỉ giới hạn cho các số dư tài khoản mà KTV có thể đề nghị xác nhận thêm các thông tin khác như: điều khoản hợp đồng hoặc các giao dịch của đơn vị với bên thứ ba, nội dung các thay đổi liên quan, nếu có… (xem thêm phần III.B.1.1.10 tài liệu này này tóm tắt các quy định của CMKiT số 505 liên quan đến thủ tục gửi thư xác nhận)

* Tính toán lại (Đoạn A19): Là việc KTV kiểm tra độ chính xác về mặt toán học của các số liệu. Tính toán lại có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động.

Ví dụ, KTV xem xét tính chính xác (bằng cách tính lại) các Hóa đơn, Phiếu Nhập, Xuất kho; số liệu hàng tồn kho; tính lại chi phí khấu hao; giá thành; các khoản dự phòng; thuế; số tổng cộng trên sổ chi tiết và Sổ Cái…

Thủ tục tính toán lại thường chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần tuý về mặt số học, không chú ý đến sự phù hợp của phương pháp tính được sử dụng. Do đó thủ tục này thường được sử dụng cùng với các thủ tục khác như kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, thủ tục phân tích… trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán.

Ưu điểm của thủ tục này là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao, xét về mặt số học. Tuy nhiên, nhược điểm của thủ tục này là việc tính toán đôi khi khá phức tạp, tốn thời gian đặc biệt khi đơn vị được kiểm toán có qui mô lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, luồng tiền vào, ra lớn…

* Thực hiện lại (Đoạn A20): Là việc KTV thực hiện một cách độc lập các thủ tục hoặc các kiểm soát đã được đơn vị thực hiện trước đó như một phần kiểm soát nội bộ của đơn vị.

* Thủ tục phân tích (Đoạn A21): bao gồm đánh giá thông tin tài chính qua việc phân tích các mối quan hệ giữa dữ liệu tài chính và phi tài chính. Thủ tục phân tích cũng bao gồm việc kiểm tra, khi cần thiết, các biến động và các mối quan hệ xác định không nhất quán với các tài liệu, thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với các giá trị dự kiến (xem thêm phần III.B.1.1.3 tài liệu này này tóm tắt các quy định của CMKiT số 520 liên quan đến thủ tục phân tích).

* Phỏng vấn (Đoạn A22-A25): Là việc tìm kiếm thông tin tài chính và phi tài chính từ những người có hiểu biết bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Phỏng vấn được sử dụng rộng rãi trong suốt quá trình kiểm toán bên cạnh các thủ tục kiểm toán khác. Phỏng vấn có thể có nhiều hình thức, từ phỏng vấn bằng văn bản chính thức đến phỏng vấn bằng lời không chính thức. Việc đánh giá các câu trả lời phỏng vấn là một phần không thể tách rời của quá trình phỏng vấn.

Các câu trả lời phỏng vấn có thể cung cấp cho KTV những thông tin mà trước đây KTV chưa có hoặc cung cấp bằng chứng kiểm toán chứng thực. Ngoài ra, các câu trả lời phỏng vấn có thể cung cấp thông tin khác biệt đáng kể với các tài liệu, thông tin khác mà KTV đã thu thập được. Trong một số trường hợp, các câu trả lời phỏng vấn cung cấp cơ sở để KTV sửa đổi hoặc thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung.

Đối với một số vấn đề, KTV có thể cần phải có được giải trình bằng văn bản từ BGĐ và BQT để xác nhận các câu trả lời phỏng vấn bằng lời (xem CMKiT số 580).

Việc thu thập bằng chứng kiểm toán bằng thủ tục phỏng vấn thường gồm ba giai đoạn:

Lập kế hoạch phỏng vấn: KTV phải xác định được mục đích, đối tượng và nội dung cần phỏng vấn, thời gian, địa điểm phỏng vấn…

Thực hiện phỏng vấn: KTV giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những nội dung cần phỏng vấn đã xác định và ghi chép lại kết quả phỏng vấn và yêu cầu người được phỏng vấn ký xác nhận về các nội dung được phỏng vấn (nếu cần).

Kết thúc phỏng vấn: KTV cần đưa ra kết luận trên cơ sở thông tin đã thu thập được. Tuy nhiên, KTV cũng cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để có kết luận xác đáng về bằng chứng thu thập được.

Ưu điểm của thủ tục phỏng vấn sẽ giúp KTV thu thập được những bằng chứng mới, hoặc giúp thu thập những thông tin phản hồi để củng cố ý kiến của KTV. Tuy nhiên, nhược điểm của thủ tục này là độ tin cậy của bằng chứng không cao so với các thủ tục khác; chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ, sự hiểu biết và tính độc lập, khách quan của người được phỏng vấn

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.

Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass

Liên hệ tư vấn dịch vụ Kế toán – Thuế – Đào tạo: Ms Huyền – 094 719 2091

Tham khảo dịch vụ tư vấn từng lần – giải quyết các nỗi lo rủi ro thuế

Mọi thông tin xin liên hệ:

Công ty TNHH Gonnapass

Phòng 701, tầng 7, toà nhà 3D Center, số 3 Duy Tân, P Dịch Vọng Hậu, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội

Email: hotro@gonnapass.com

Facebook: https://www.facebook.com/gonnapassbeyondyourself/

Group Facebook chia sẻ mẫu biểu: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan

Group Zalo chia sẻ miễn phí: https://zalo.me/g/xefwrd200

Website: https://gonnapass.com