Thanh tra bảo hiểm xã hội và sai phạm thường gặp

Trong quá trình hoạt động, một trong những yếu tố đầu vào quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp là lao động. Do đó, việc thanh tra bảo hiểm xã hội là một trong những nội dung cần lưu ý tại các doanh nghiệp.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, Luật pháp Việt Nam có quy định về những ràng buộc khi giao kết hợp đồng lao động cũng như doanh nghiệp có nghĩa vụ phải đóng một số khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động. Tuy nhiên, do các khoản này là chi phí tiền lương nên trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp tìm nhiều biện pháp khác nhau để né tránh nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc. Bên cạnh đó, ở Việt Nam, do chính sách thuế liên quan đến chi phí lương và nghĩa vụ thuế thu nhập còn nhiều bất cập nên nhiều doanh nghiệp đã khai báo thông tin lao động ảo không tham gia bảo hiểm xã hội. Tổng Cục thuế đã có công văn số 768/TCT-TNCN phối hợp với cơ quan thu bảo hiểm xã hội. Thực tế, trường hợp có sự chênh lệch giữa số lượng lao động trên tờ khai quyết toán thuế TNCN với số lượng lao động đóng bảo hiểm xã hội có rủi ro phải giải trình với cả hai cơ quan này.

Như vậy, hiện nay, việc kiểm tra lao động và bảo hiểm bắt buộc là rủi ro mà mọi doanh nghiệp đều có thể gặp phải. Bài viết dưới đây cung cấp một số thông tin về quá trình kiểm tra lao động và bảo hiểm.

Công tác quản lý, sử dụng lao động và đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN)

1.1. Chưa giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) với người lao động (NLĐ) thuộc diện phải giao kết HĐLĐ (Điều 18 Bộ luật Lao động)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Danh sách trích ngang toàn bộ NLĐ của đơn vị

– Bảng chấm công và thanh toán tiền lương của NLĐ

– Tổng số NLĐ đã ký HĐLĐ

– Số người đang trong thời gian học nghề, thử việc

1.2. Chưa ghi cụ thể tiền lương trong HĐLĐ, các loại phụ cấp, các khoản bổ sung, các khoản hỗ trợ; chế độ nâng lương; thời gian nâng lương (Điều 23 Bộ luật Lao động; Điều 4 Nghị định 05/2015/NĐ-CP; Khoản 2 Điều 1 Nghị định 148/2018/NĐ-CP)

Cách phát hiện: Kiểm tra HĐLĐ

1.3. Chưa phân loại người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (NN, ĐH, NH) và đặc biệt NN, ĐH, NH (Các Quyết định và Thông tư quy định danh mục nghề, công việc NN, ĐH, NH và đặc biệt NN, ĐH, NH)

Cách phát hiện:

– Kiểm tra quy trình, công nghệ sản xuất, kinh doanh của đơn vị đối chiếu với danh mục nghề, công việc NN, ĐH, NH và đặc biệt NN, ĐH, NH để xác định việc phân loại của đơn vị là đúng hay chưa

– Yêu cầu đơn vị lập danh sách lao động làm nghề, công việc NN, ĐH, NH và đặc biệt NN, ĐH, NH của đơn vị

1.4. Chưa thông báo tình hình biến động lao động về Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Điều 16 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH)

Cách phát hiện: Kiểm tra bản thông báo lưu tại đơn vị (theo mẫu 28, 29 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH) và thông tin thu thập từ Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.5. Toàn bộ NLĐ không được tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN (Khoản 1 Điều 186 Bộ luật Lao động)

Cách phát hiện:

– Kiểm tra danh sách NLĐ của đơn vị tại thời điểm thanh tra. Chia theo các loại HĐLĐ có thời gian bắt đầu vào làm việc tại đơn vị.

– Bảng thanh toán tiền lương cho NLĐ

– Chứng từ nộp BHXH, thông báo đóng BHXH

Nếu đơn vị không cung cấp được chứng từ nộp BHXH, thông báo đóng BHXH và đối chiếu với thông tin thu thập được từ cơ quan BHXH ta có thể kết luận sai phạm này.

1.6. Còn một số NLĐ thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc nhưng không tham gia (Khoản 1 Điều 186 Bộ luật Lao động).

Yêu cầu đơn vị cung cấp:

– Danh sách NLĐ của đơn vị tại thời điểm thanh tra (ngày vào làm việc, ngày ký HĐLĐ, đã tham gia BHXH hay chưa?)

– NLĐ đang nghỉ hưởng chế độ thai sản; NLĐ nghỉ ốm điều trị dài ngày, nghỉ không hưởng lương trên 14 ngày/tháng, người đang học nghề, thử việc; NLĐ ký HĐLĐ có thời hạn dưới 01 tháng; LĐ nghỉ chế độ hưu trí

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Excel) của tháng trước liền kề.

Cách phát hiện:

– Bước 1: Đối chiếu danh sách NLĐ tham gia BHXH tháng trước (đơn vị gửi cho cơ quan BHXH) với bảng thanh toán lương sẽ phát hiện những NLĐ không được tham gia BHXH (danh sách 1)

Bước 2: Lấy danh sách 1 trừ đi danh sách NLĐ đang nghỉ hưởng chế độ thai sản; NLĐ nghỉ ốm điều trị dài ngày, nghỉ không hưởng lương trên 14 ngày/tháng; người đang học nghề, thử việc; NLĐ ký HĐLĐ có thời hạn dưới 01 tháng; NLĐ nghỉ chế độ hưu trí. Còn lại là những người đủ điều kiện nhưng không được tham gia BHXH (danh sách 2)

– Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và HĐLĐ của những NLĐ trong danh sách 2

Kết luận những NLĐ thuộc đối tượng bắt buộc phải tham gia nhưng không tham gia BHXH

1.7. Chưa tham gia BHXH, BHYT cho NLĐ có quốc tịch nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện bắt buộc phải tham gia (Khoản 6 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế năm 2014; Nghị định số 143/2018/NĐ-CP)

Yêu cầu đơn vị cung cấp:

– Danh sách và giấy phép lao động của người nước ngoài làm việc tại đơn vị (Lưu ý về các trường hợp NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc)

– Bảng thanh toán lương (bản Excel) của tháng trước liền kề

– Chứng từ nộp BHXH, BHYT của NLĐ là người nước ngoài; Thông báo đóng BHXH

Cách phát hiện: Đối chiếu chứng từ nộp BHXH, BHYT của đơn vị với thông tin thu thập được từ cơ quan BHXH

1.8. Chưa trả khoản tiền tương đương với mức đóng BHXH, BHTN, BHYT cho NLĐ không thuộc đối tượng phải tham gia (Khoản 3 Điều 186 Bộ luật Lao động)

Yêu cầu đơn vị cung cấp:

– Danh sách LĐ ký HĐLĐ có thời hạn dưới 01 tháng, LĐ nghỉ hưu đang làm việc tại đơn vị, NLĐ tham gia BHXH tại đơn vị khác

– Bảng chấm công và thanh toán lương trong kỳ thanh tra

– HĐLĐ của các trường hợp không thuộc đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH

Cách phát hiện: Kiểm tra bảng chấm công và thanh toán lương đối với những NLĐ nêu trên

Lưu ý về việc tham gia BHTNLĐ-BNN

Viêc thu nộp BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐBNN

Các khoản phải đóng gồm:

Mức lương

Các khoản phụ cấp: 100% các khoản phụ cấp đều phải đóng

Các khoản bổ sung khác: Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương (Điểm a khoản 2 Điều 30 TT 59/2015/TT-BLĐTBXH và Điểm a khoản 3 Điều 4 TT 47/2015/TT-BLĐTBXH)

* Các khoản không phải đóng: Các chế độ và phúc lợi: Tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ (Điểm b Khoản 3 Điều 4 TT số 47/2015/TT-BLĐTBXH)

Tỷ lệ phải đóng của NLĐ và NSDLĐ

* Kiểm tra nội dung này, Đoàn thanh tra phải kết luận được đơn vị đóng BHXH cho người lao động trên cơ sở mức tiền lương nào (đã bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp các khoản bổ sung phải tham gia BHXH hay chưa?)

2.1. Đóng BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN cho NLĐ thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Nghị định quy định mức lương tối thiểu vùng các năm trong thời kỳ thanh tra)

Yêu cầu đơn vị cung cấp

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

– Quy chế trả lương của đơn vị;

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Excel) của tháng trước liền kề

– Danh sách LĐ tham gia BHXH tháng trước liền kề (danh sách đơn vị gửi cho cơ quan BHXH)

Cách phát hiện:

– Bước 1: Kiểm tra bảng thanh toán lương, quy chế trả lương của đơn vị những người có mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng hiện tại.

– Bước 2: Kiểm tra mức lương ghi trong HĐLĐ, ngày bắt đầu vào làm việc tại đơn vị

– Bước 3: Kết luận về danh sách và số tiền phải truy thu của những NLĐ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn mức lương tối thiểu vùng

2.2. Mức lương làm căn cứ tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN chưa bao gồm các khoản phụ cấp phải tham gia (khoản 2 Điều 30 TT 59/2015/TT-BLĐTBXH và khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 4 TT 47/2015/TT-BLĐTBXH).

Yêu cầu đơn vị cung cấp

– Quy chế trả lương của đơn vị;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Excel) của tháng trước liền kề;

– Danh sách LĐ tham gia BHXH tháng trước liền kề.

Các bước kiểm tra:

– Bước 1: Đối chiếu bảng thanh toán lương của NLĐ có phụ cấp với mức lương tham gia BHXH của NLĐ gửi  cơ quan BHXH sẽ phát hiện NLĐ có mức lương tham gia BHXH thấp hơn mức lương trong bảng thanh toán lương (danh sách 1);

– Bước 2: Kiểm tra Quy chế trả lương, HĐLĐ của những NLĐ trong danh sách 1 để tính truy thu số tiền đóng thiếu;

– Bước 3: Kết luận về danh sách và số tiền phải truy thu của những NLĐ phải BHXH chưa đầy đủ.

2.3. Tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN NLĐ thiếu các khoản bổ sung bắt buộc phải tham gia (khoản 2 Điều 30 TT 59/2015/TT-BLĐTBXH và điểm a khoản 3 Điều 4 TT 47/2015/TT-BLĐTBXH).

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Quy chế trả lương, quy chế thưởng của đơn vị;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Exel) của tháng trước liền kề;

– Danh sách LĐ tham gia BHXH hàng tháng.

Các bước kiểm tra:

– Bước 1: Đối chiếu bảng thanh toán lương của NLĐ các khoản bổ sung với mức lương tham gia BHXH của NLĐ gửi  cơ quan BHXH sẽ phát hiện NLĐ có mức lương tham gia BHXH thấp hơn mức lương trong bảng thanh toán lương (danh sách 1);

– Bước 2: Kiểm tra Quy chế trả lương, HĐLĐ của những NLĐ trong danh sách 1 để tính truy thu số tiền đóng thiếu;

– Bước 3: Kết luận về danh sách và số tiền phải truy thu của những NLĐ phải BHXH chưa đầy đủ.

2.4. Tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN NLĐ đã qua đào tạo hoặc NLĐ làm nghề, công việc NN, ĐH, NH chỉ bằng lương tối thiểu vùng (thiếu 7% – 5%) (Khoản 3, Điều 7 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP)

Yêu cầu đơn vị cung cấp:

– Quy chế trả lương, Quy chế tuyển dụng của đơn vị;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Exel) của tháng trước liền kề;

– Danh sách LĐ tham gia BHXH tháng trước liền kề.

Cách phát hiện

– Bước 1: Lập danh sách NLĐ đóng BHXH bằng mức lương tối thiểu vùng từ bảng thanh toán lương của tháng trước liền kề;

– Bước 2: Kiểm tra Quy chế trả lương, Quy chế tuyển dụng và HĐLĐ của những NLĐ trong danh sách để xác định công việc của NLĐ đã qua đào tạo chưa, có thuộc các chức danh nghề, công việc NN, ĐH, NH hay không;

– Bước 3: Kết luận về danh sách và số tiền phải truy thu của những NLĐ phải đóng BHXH chưa đúng.

2.5. Tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN NLĐ không đúng mức lương trong thang lương, bảng lương đã xây dựng, đóng thấp hơn mức lương theo HĐLĐ (Nghị định số 49/2013/NĐ-CP)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Quy chế trả lương, HĐLĐ;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

– Bảng chấm công và thanh toán lương (bản Exel) của tháng trước liền kề;

– Danh sách LĐ tham gia BHXH tháng trước liền kề.

2.6. Tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN thiếu thời gian (Khoản 3 Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Danh sách LĐ của đơn vị tại thời điểm thanh tra (có thời gian bắt đầu vào làm việc);

– Bảng chấm công và thanh toán lương của đơn vị;

– Danh sách lao động tham gia BHXH tháng trước thời điểm thanh tra (có thời gian bắt đầu tham gia BHXH).

Rà soát tìm ra danh sách những người có thời gian tham gia BHXH chậm hơn thời điểm giao kết HĐLĐ; Kiểm tra HĐLĐ những người ở danh sách rà soát được.

2.7. Chậm đóng tiền tham gia BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN (Điều 85, 86 Luật Bảo BHXH, Điều 57 Luật Việc làm; Khoản 7 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT)

Kiểm tra thông báo đóng BHXH hàng tháng của cơ quan BHXH và Uỷ nhiệm chi của đơn vị sau thời gian thông báo của cơ quan BHXH.

Tiền lương và trả công lao động

3.1. Trả lương cho NLĐ làm công việc NN, ĐH, NH chưa cao hơn ít nhất 5% so với mức lương của công việc có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện bình thường (Điểm c Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP)

Cách phát hiện:

– Kiểm tra bảng chấm công và thanh toán lương (Lưu ý: Đây là mức lương cơ bản trên tổng số ngày công làm việc, không phải là tổng số tiền lương thực nhận của người lao động);

– Quy chế trả lương, HĐLĐ;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

3.2. Trả lương cho NLĐ đã qua đào tạo nghề chưa cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (Điểm b Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP)

Cách phát hiện:

– Kiểm tra bảng chấm công và thanh toán lương (Lưu ý: Đây là mức lương cơ bản trên tổng số ngày công làm việc, không phải là tổng số tiền lương thực nhận của người lao động)

– Quy chế trả lương, HĐLĐ;

– Thang lương, bảng lương của đơn vị đã xây dựng và gửi cho Phòng LĐTBXH cấp huyện;

Giải quyết các chế độ BHXH

Giải quyết chế độ nghỉ ốm đau, dưỡng sức cho NLĐ không đúng quy định (Khoản 2 Điều 186 Bộ luật Lao động)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Danh sách, thời gian lao động nghỉ ốm đau, dưỡng sức trong kỳ thanh tra;

– Bảng chấm công, thanh toán lương của NLĐ;

– Chứng từ kèm theo danh sách phê duyệt chi trả chế độ của cơ quan BHXH;

– Phiếu chi của đơn vị có ký nhận của NLĐ.

Các bước kiểm tra: Đối chiếu bảng chấm công của NLĐ với danh sách, thời gian NLĐ nghỉ ốm đau, dưỡng sức (danh sách đã được BHXH duyệt, chi chế độ) sẽ phát hiện NLĐ trong thời gian nghỉ ốm đau, dưỡng sức có đi làm không và đơn vị cho NLĐ nghỉ dưỡng sức có đúng đối tượng không. Kết luận: Danh sách, thời gian, số tiền hưởng sai phải truy thu

Sổ BHXH

5.1. Không thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin tham gia BHXH của NLĐ (Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động của đơn vị;

– Danh sách nâng lương trong kỳ thanh tra;

– Danh sách NLĐ ký HĐLĐ mới;

– Danh sách NLĐ thôi việc, kỷ luật sa thải;

– Danh sách NLĐ nghỉ ốm đau điều trị dài ngày, thai sản, nghỉ không hưởng lương;

– Thông báo tăng giảm lao động, mức tham gia BHXH hàng tháng của đơn vị với cơ quan BHXH;

Đối chiếu các danh sách trên với danh sách thông báo tăng giảm lao động hàng tháng.

5.2.Hàng năm, không niêm yết công khai thông tin đóng BHXH của NLĐ do cơ quan BHXH cung cấp cho NLĐ (Khoản 7 Điều 23 của Luật BHXH năm 2014)

Cách phát hiện: Kiểm tra

– Thông tin đóng BHXH của NLĐ do cơ quan BHXH cung cấp;

– Cách thức thông tin đến NLĐ của đơn vị.

5.3. Không trả sổ BHXH cho NLĐ (Khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014)

Cách phát hiện: Kiểm tra tài liệu chứng minh NLĐ đã được nhận sổ BHXH

Lưu ý số tiền làm căn cứ lập biên bản vi phạm hành chính

Khoản 2 Điều 26 NĐ 95/2013/NĐ-CP quy định số tiền đơn vị chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc phải tham gia là số tiền BHXH, BHTN mà đơn vị chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc phải tham gia (không tính số tiền lãi)

Biên soạn: Trần Thị Thanh Thảo – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.