Thời gian lưu chứng từ kế toán

Thời gian lưu chứng từ kế toán theo Luật Kế toán và các quy định mới nhất để doanh nghiệp và các kế toán có thể áp dụng trong thực tế

• > Không có thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tối đa
• > Có thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu

Theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn (Điều 12, Điều 13 và Điều 14, Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP), về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán, các quy định được thực hiện như sau

STT	Thời hạn tối thiểu	Loại tài liệu
1	05 năm	Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: (gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC) Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán); Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC; Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
2	10 năm	Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C)…
3	Vĩnh viễn	Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn, gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Trích công văn 13/CT-TTHT

Căn cứ Khoản 5, 6 Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:

“5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.”

Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán như sau:

“1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

Xử lý trong trường hợp mất chứng từ kế toán

Có bắt buộc in và lưu trữ chứng từ và sổ kế toán ra giấy?

Quy định về lưu hồ sơ nhân sự

Biên soạn: Manabox Team

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.