Hồ sơ với chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bạn hỏi: Thủ tục trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho? Có được tính vào chi phí được trừ không? Gonna Pass trả lời như dưới đây

Thủ tục trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

• > Tiến hành trích lập dự phòng vào thời điểm cuối kỳ kế toán
• > Lập hội đồng để thẩm định mức trích lập dự các khoản dự phòng bao gồm: Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc), Kế toán trưởng, các trưởng phòng, ban có liên quan và một số chuyên gia (nếu cần). Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) doanh nghiệp quyết định thành lập Hội đồng.
• > Chi phí trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện:
  • – Hàng tồn kho có hóa đơn, chứng từ hơp pháp hoặc bằng chứng chứng minh giá vốn
  • – Thuộc quyền sở hữu của DN tại thời điểm lập BCTC
  • – Giá gốc trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

Rủi ro thực tiễn

Nhiều trường hợp cơ quan thuế yêu cầu giải trình dự phòng:

Ngoài ra, do việc xác định giá bán ước tính không có cơ sở hướng dẫn cụ thể về bằng chứng chứng minh, cũng như việc cơ quan thuế có thể biện luận khoản chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho là tổn thất chưa thực sự phát sinh, do đó, để có cơ sở áp dụng chắc chắn về chi phí được trừ khi giảm giá hàng tồn kho, doanh nghiệp nên gửi hồ sơ và văn bản hỏi cụ thể lên cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.

Tham khảo: Công văn 207/CT-TTHT

Theo đó, tại thời điểm trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Tổng công ty căn cứ đặc thù ngành nghề kinh doanh của đơn vị, các thông tin và tài liệu liên quan để tự xác định giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ, chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ để xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (bao gồm nguyên vật liệu, hàng mua đang đi đường) theo hướng dẫn tại điểm 1.5 khoản 1 Điều 45 Thông tư số 200/2014/TT-BTC và khoản 2 Điều 4 Thông tư số 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Tham khảo công văn 1774/TCT-DNL:

Đối với số tiền ước tính chi phí quản lý, vận chuyển và chi phí nhằm để tiêu hủy các thành phẩm, nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm Galaxy Note 7 của SEV: Doanh nghiệp không trích lập dự phòng. Sau này căn cứ vào chứng từ thực tế, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định.

Hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Công ty cần lưu ý bổ sung các hồ sơ có ký xác nhận bao gồm

1. > Quy chế quản lý hàng tồn kho, trong đó xác định rõ phương án xử lý khi hàng tồn kho bị chậm luân chuyển, suy giảm giá trị
2. > Quyết định thành lập Hội đồng xử lý tài sản để thẩm định
3. > Biên bản thẩm định nêu rõ chi hàng bị tổn thất, giá trị thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế…

Ví dụ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

• > Ngày 31/12/N, công ty Manabox Việt Nam tồn kho 17.000 kg hàng hoá X, đơn giá ghi sổ kế toán là 5.000 đ/kg, dự kiến giá trị thuần có thể thực hiện được trong năm N+1 là 4.500 đ/kg
• > Đến ngày 31/12/N+1 lượng hàng hoá X tồn kho là 15.000kg, đơn giá ghi sổ là 4.600 đ/kg, dự kiến giá trị thuần có thể thực hiện được trong năm N+2 là 4.300đ/kg
• > Hãy xác định và ghi sổ giá trị dự phòng giảm giá hàng hoá X cho các năm?

(1) Năm N

Hàng tồn kho N	Số lượng	Đơn giá	Giá trị gốc	GTT thực hiện được	Tổng GTT thực hiện được	Dự phòng phải lập	Đã trích lập	Dự phòng phải lập bổ sung
Hàng hóa X	17.000	5	85.000	4.5	76.500	8.500	0	8.500

Ghi nhận dự phòng năm N

• Nợ TK 632: 8.500
  • Có TK 229(4): 8.500

(2) Năm N+1

Hàng tồn kho N	Số lượng	Đơn giá	Giá trị gốc	GTT thực hiện được	Tổng GTT thực hiện được	Dự phòng phải lập	Đã trích lập	Dự phòng phải lập bổ sung
Hàng hóa X	15.000	4.6	69.000	4.3	64.500	4.500	8.500	(4.000)

Ghi nhận dự phòng năm N+1

• Nợ TK 229(4): 4.000
  • Có TK 632: 4.000

Tham khảo: Công văn số 2403/CT-TTHT của cục thuế TP Hồ Chí Minh

Trường hợp Công ty theo trình bày vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm có phát sinh khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu đáp ứng điều kiện lập dự phòng quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 228/2009/TT-BTC thì được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc xử lý khoản dự phòng (trích lập, trích thêm, hoàn nhập) Công ty thực hiện theo Khoản 3, Khoản 4 Điều 4 Thông tư số 228/2009/TT-BTC nêu trên.

Cơ sở pháp lý

Từ năm 2019: Thông tư 48/2019/TT-BTC – Điều 4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1. Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa kho bảo thuế, thành phẩm (sau đây gọi tắt là hàng tồn kho) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau:

• – Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng hợp lý khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
• – Là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

2. Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:

Mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho

=

Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán

–

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Trong đó:

• –  Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).
• – Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho do doanh nghiệp tự xác định là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

3. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, trên cơ sở tài liệu do doanh nghiệp thu thập chứng minh giá gốc hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thì căn cứ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:

• a) Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
• b) Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp thực hiện trích thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
• c) Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
• d) Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng mặt hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.

4. Xử lý đối với hàng tồn kho đã trích lập dự phòng:

• a) Hàng tồn kho do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hư hỏng, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng, không còn giá trị sử dụng phải được xử lý hủy bỏ, thanh lý.
• b) Thẩm quyền xử lý: Doanh nghiệp thành lập Hội đồng xử lý hoặc thuê tổ chức tư vấn có chức năng thẩm định giá để xác định giá trị hàng tồn kho hủy bỏ, thanh lý. Biên bản kiểm kê xác định giá trị hàng tồn kho xử lý do doanh nghiệp lập xác định rõ giá trị hàng tồn kho bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị hàng tồn kho có thể thu hồi được (nếu có).
  • Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc, chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ sở hữu của các tổ chức kinh tế khác căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý hoặc đề xuất của tổ chức tư vấn có chức năng thẩm định giá, các bằng chứng liên quan đến hàng tồn kho để quyết định xử lý hủy bỏ, thanh lý; quyết định xử lý trách nhiệm của những người liên quan đến hàng tồn kho đó và chịu trách nhiệm về quyết định của mình theo quy định của pháp luật.
• c) Khoản tổn thất thực tế của từng loại hàng tồn kho không thu hồi được là chênh lệch giữa giá trị ghi trên sổ kế toán trừ đi giá trị thu hồi từ người gây ra thiệt hại đền bù, từ cơ quan bảo hiểm bồi thường và từ bán thanh lý hàng tồn kho. Giá trị tổn thất thực tế của hàng tồn kho không thu hồi được đã có quyết định xử lý, sau khi bù đắp bằng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.

Biên soạn : Nguyễn Minh Thu – Tư vấn viên – Manabox Việt Nam

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.