Tiền điện thoại có tính thuế TNCN không? Có được trừ khi tính thuế TNDN?

Nội dung bài viết

Về thuế TNCN

Hiện nay, việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN đối với khoản chi tiền điện thoại cho người lao động có 2 quan điểm chính có sự áp dụng khác nhau do câu chữ là khoản khoán chi hay khoản phụ cấp, trợ cấp.

(1) Quan điểm không chịu thuế TNCN: Xác định là khoản khoán chi công tác phí

Khoản khoán chi điện thoại nếu phù hợp với mức quy định tại Quy chế, hợp đồng… thì không bị tính thuế TNCN, căn cứ: Điểm đ.4, thông tư số 111/2013/TT -BTC: phần khoán chi điện thoại không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:“…đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp…”

Tham khảo công văn hướng dẫn: Công văn số 1166/TCT-TNCN của Tổng Cục thuế

Về Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

(2) Quan điểm chịu thuế TNCN: Xác định chi điện thoại là khoản phụ cấp

Căn cứ: Khoản b Điều 2, thông tư số 111/2013/TT -BTC quy định thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm “…b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp…”

*Trường hợp chi điện thoại có hóa đơn của nhà cung cấp xuất cho công ty, về bản chất, đây là chi phí phục vụ công việc, hoạt động của công ty nên quan điểm hầu hết là đều không tính thuế TNCN. Tuy nhiên để thận trọng, công ty cũng nên có quy định rõ, cụ thể về mức chi điện thoại.

Công văn hướng dẫn: Công văn số 8214/CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh

Trường hợp Công ty chi hỗ trợ tiền điện thoại cho người lao động bằng tiền (thanh toán hàng tháng cùng với tiền lương) được quy định trong sổ tay nhân viên và chính sách, quy chế của Công ty hoặc tại Hợp đồng lao động thì khoản trợ cấp này là thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Trường hợp Công ty chi hỗ trợ tiền điện thoại cho người lao động để phục vụ sản xuất kinh doanh, có hóa đơn hợp pháp mang tên, địa chỉ và mã số thuế Công ty thì khoản chi trả này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Ngoài ra, về mức khoán chi điện thoại, mặc dù hiện nay đã bỏ quy định về mức khoán chi phải thực hiện theo quy định liên quan của các cơ quan Nhà nước. Tuy nhiên trong thực tế, nếu doanh nghiệp áp dụng mức chi quá cao so với mức giới hạn chi theo tiêu chuẩn của Nhà nước thì mức của Nhà nước vẫn có thể được sử dụng để tham chiếu

Tham khảo: Ví dụ – Quyết định 1099/QĐ – BTC về quy chế chi tiêu 1099_QD-BTC_Vn

2. Về thuế TNDN

Chi phí điện thoại được tính vào chi phí được trừ nếu thỏa mãn khoản 1 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể là

Có quy chế quy định cụ thể về điều kiện, mức tiền sử dụng điện thoại
Có hóa đơn chứng từ hợp lệ (Nếu chi phí mua của nhà cung cấp) hoặc thể hiện tại bảng lương, bảng phụ cấp… (Nếu chi trả trực tiếp cho người lao động)

Công văn số 91776/CT-TTHT ngày 09/12/2019 của Cục Thuế TP. Hà Nội:

“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Vật liệu Tiên tiến Desam có cơ cấu trả thu nhập cho người lao động hàng tháng bao gồm tiền điện thoại và tiền xăng xe (được quy định trong quy chế của Công ty, hợp đồng lao động và chi tiết trong bảng lương) thì công ty được tính các khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC.”

Công văn số 8771/CT-TTHT ngày 19/8/2019 của Cục Thuế TP. HCM:

“Căn cứ quy định nêu trên và theo trình bày của Công ty, trường hợp Công ty theo trình bày có khoán chi cố định hàng tháng cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, được quy định tại quy chế của Công ty hoặc trong hợp đồng lao động thì:

– Về thuế TNCN: các khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí cho người lao động thực tế đi công tác, điện thoại phù hợp theo quy định tại Điểm đ.4 Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2014/TT-BTC thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Đối với tiền xăng xe thì tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
– Về thuế TNDN: các khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, tiền xăng xe nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.”

Cơ sở pháp lý

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Biên soạn: Vũ Ngọc Mai – Tư vấn viên