Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh theo mã số thuế hay căn cước công dân

Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh theo mã số thuế hay căn cước công dân? Đây là câu hỏi thường gặp và hướng dẫn thực hiện

Thảo luận Topic tại: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan/

Nội dung bài viết

Quy định về mã số thuế và số định danh cá nhân trên hóa đơn từ ngày 01/07/2025

Căn cứ điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 1, khoản 5 Điều 5, khoản 2 Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC, việc ghi nhận thông tin người mua trên hóa đơn được quy định như sau:

Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp: Tiếp tục sử dụng Mã số thuế (MST) loại 10 số hoặc 13 số do cơ quan thuế cấp.
Đối với khách hàng là hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân: Chuyển sang sử dụng Số định danh cá nhân (SĐDCN) do Bộ Công an cấp để thay thế cho MST (ngoại trừ một số ít trường hợp đặc thù vẫn sử dụng MST do cơ quan thuế cấp theo điểm a, đ, e, h khoản 4 Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC)

Xử lý khi mã số thuế ở trạng thái “Chờ cập nhật thông tin” (Trạng thái 10)

Căn cứ khoản 2, 3, 4 Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC:

Trạng thái 10 xảy ra khi thông tin đăng ký thuế của cá nhân/hộ kinh doanh không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) hoặc bị thiếu thông tin.
Khách hàng mang MST Trạng thái 10 bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để khớp với CSDLQGDC trước khi được dùng SĐDCN thay cho MST.
Các hóa đơn, chứng từ hợp pháp đã lập bằng MST cũ (trước khi tích hợp sang SĐDCN) vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng để hạch toán và thực hiện thủ tục hành chính mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh

Trách nhiệm cung cấp thông tin và tra cứu

Trách nhiệm người mua: Theo khoản 36 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người mua hàng phải chủ động cung cấp chính xác SĐDCN/MST cho người bán để lập hóa đơn.
Tra cứu thông tin: Doanh nghiệp và cá nhân có thể tra cứu tình trạng thuế tại các cổng: gdt.gov.vn, thuedientu.gdt.gov.vn, hoặc ứng dụng eTaxMobile/iCanhan. Hiện tại, pháp luật và hệ thống của cơ quan thuế chưa cung cấp tính năng hỗ trợ tra cứu hàng loạt nhiều MST/SĐDCN cùng lúc.

Ví dụ áp dụng thực tế khi xuất hóa đơn

Rà soát dữ liệu khách hàng: Ngay từ thời điểm hiện tại, doanh nghiệp nên phân loại danh sách khách hàng thường xuyên là cá nhân/hộ kinh doanh, cần có thông báo đề nghị nhóm khách hàng này chủ động chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế cá nhân theo căn cước công dân trước tháng 7/2025.
Xử lý khi khách hàng bị Trạng thái 10 sau 01/07/2025: Các văn bản hiện hành chưa có quy định cấm hoặc xử phạt việc xuất hóa đơn cho người mua đang ở Trạng thái 10. Tuy nhiên, nếu xuất hóa đơn vào thời điểm này, rủi ro cao thông tin hóa đơn sẽ bị hệ thống thuế từ chối cấp mã hoặc sau này phải mất công lập hóa đơn điều chỉnh. Kế toán nên xây dựng quy trình yêu cầu khách hàng cung cấp đúng SĐDCN hợp lệ hoặc tạm hoãn xuất hóa đơn (nếu điều kiện thương mại cho phép) cho đến khi khách hàng hoàn tất việc cập nhật trạng thái với cơ quan thuế.