Quy định về lưu hồ sơ nhân sự

“…Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu..”

• Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc
• Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển…
• Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể…

• Quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động
• Giấy tờ, hồ sơ liên quan theo Luật bảo hiểm xã hội, Luật an toán vệ sinh lao động…

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm:

– Họ tên;

– Giới tính;

– Ngày tháng năm sinh;

– Quốc tịch;

– Nơi cư trú;

– Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

– Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

– Bậc trình độ kỹ năng nghề;

– Vị trí việc làm;

– Loại hợp đồng lao động;

– Thời điểm bắt đầu làm việc;

– Tham gia bảo hiểm xã hội;

– Tiền lương;

– Nâng bậc, nâng lương;

– Số ngày nghỉ trong năm;

– Số giờ làm thêm;

– Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

– Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

– Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

– Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Đối với Sổ tay quản lý lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

– Thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại Khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

– Quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Xử phạt: Đối với người sử dụng lao động khi có hành vi không lập sổ quản lý lao động; lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật; không ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ tay quản lý lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực; không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động thì sẽ bị xử phạt hành chính vi phạm về quản lý lao động theo quy định.

Tình huống:

Bà Nguyễn Thị Thanh Thảo – Tỉnh Nghệ An hỏi: Công ty tôi có hệ thống phần mềm quản lý nhân viên với đầy đủ nội dung như yêu cầu về sổ quản lý lao động. Các thông tin được chia thành từng chuyên mục theo chức năng: tiền lương, đào tạo, bảo hiểm, thông tin nhân viên… Tôi xin hỏi, hệ thống phần mềm của công ty bà có được coi là một dạng sổ quản lý lao động không? Công ty có phải lập thêm sổ quản lý lao động nữa không? Nếu có thì văn bản nào hướng dẫn về các thiết kế sổ quản lý lao động?