Xử lý tồn kho âm trên sổ sách

Chúng tôi đã có bài viết trước đó về Xử lý tồn kho ảo do hàng tồn kho trên sổ sách lớn hơn rất nhiều trong thực tế và kế toán phải tìm cách giảm bớt lượng tồn kho ảo. Bài viết lần này đưa ra các nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho âm trên sổ sách và phương án xử lý để người đọc nắm bắt các rủi ro và cách khắc phục.

Biểu hiện rõ rệt nhất của việc âm tồn kho là số dư TK 152, 153, 154, 155, 156, 157… bị âm bên Nợ hoặc chuyển số dư sang bên Có. Trong trường hợp hàng hóa trên sổ sách kế toán bị âm tức là số lượng hàng hóa đầu ra nhiều hơn số lượng hàng hóa đầu vào có dấu hiệu rủi ro cao của gian lận thuế, mua bán hóa đơn do không có hóa đơn đầu vào mà vẫn xuất hóa đơn đầu ra

Nội dung bài viết

1/ Nguyên nhân gây ra tồn kho ảo

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn tới hàng tồn kho ảo, chúng tôi chia thành

> Nguyên nhân do hạch toán sai
- Hạch toán thừa nghiệp vụ nhập kho hàng, thiếu nghiệp vụ xuất kho hàng
- Hạch toán nhập nhầm số liệu từ hóa đơn lên trên sổ sách kế toán: Nhầm trùng số lượng hàng hóa mua vào hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập thiếu hóa đơn xuất bán…
- Bỏ sót hóa đơn đầu ra, phiếu xuất kho; hàng gửi bán…
- Hạch toán phiếu nhập kho trước phiếu xuấ kho (Sổ kho chỉ sai mang tính chất thời điểm)
- Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thiếu, ít hơn so với quy định
> Nguyên nhân do sai phạm thực tế phát sinh của doanh nghiệp
- Đơn vị có hai hệ thống sổ sách và kế toán thuế xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào, nhập mua hàng hóa đầu vào nhưng không có hóa đơn hợp pháp nhưng vẫn xuất kho ra

Xử lý tồn kho ảo

2/ Giải pháp hạn chế và xử lý

Căn cứ vào những nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho trên sổ sách kế toán bị âm, các biện pháp được đề xuất để xử lý như sau

> Đầu tiên, kế toán cần xác định nguyên nhân gây ra tồn kho âm như mục 1 trên đây
> Tiếp theo, kế toán rà soát, kiểm tra lại
- Nếu nguyên nhân do hạch toán sai thì rà soát lại chứng từ gốc xem có bị bỏ sót hóa đơn nào không, khi nhập vào sổ sách có bị nhầm về số lượng cũng như mã hàng không. Sau đó áp dụng các biện pháp điều chỉnh do sai sót theo chuẩn mực kế toán

(Trong trường hợp kế toán bỏ sót hóa đơn đầu vào, hóa đơn đó ở kỳ kê khai trước đã nộp tờ khai thuế thì kế toán tiền hành làm kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT hoặc thậm chí phải sửa lại báo cáo tài chính, quyết toán thuế)

Nếu nguyên nhân do sai phạm từ bản chất giao dịch: Cần phải hiểu, khi xảy ra sai phạm này, rủi ro tiềm tàng luôn hiện hữu và kế toán cần cảnh báo lại cho Nhà quản trị để xử lý từ gốc của vấn đề theo đúng quy định của pháp luật, tất cả các xử lý kế toán trong trường hợp này chỉ là tạm thời và mục tiêu là Tăng ghi Nợ TK Hàng tồn kho (15x) hoặc giảm số liệu ghi Có TK Hàng tồn kho (15x) ví dụ:
- > Thực hiện ứng xử như trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau và chuẩn bị những chứng từ bổ sung như
  - Hợp đồng kinh tế, ghi rõ thời gian giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn
  - Phiếu xuất kho (Bên bán) + Phiếu nhập kho (Bên mua); Thời điểm của các chứng từ này trước hoặc trùng với ngày xuất hóa đơn
  - Lưu ý, nếu nguyên nhân do bên bán xuất hóa đơn muộn thì hóa đơn này vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí mua hàng vào giá vốn
- > Thực hiện ứng xử nhập mua hàng không có chứng từ, sau đó loại chi phí này khỏi chi phí hợp lệ, thường cách này chỉ dùng được với việc mua bán một số vật tư hàng hóa nhỏ lẻ, sau đó kế toán thực hiện ghi sổ bình thường: Nợ TK 15X/ Có TK 331
- > Điều chỉnh lại số lượng nhập hàng trên một hóa đơn đầu vào ghi tăng số lượng nhập so với hóa đơn, đưa về trường hợp hàng thừa so với hóa đơn. Tuy nhiên bản chất của cách này vẫn là phương án tình thế vì ảnh hưởng tới công nợ phải trả người bán
  - Hạch toán khi nhập hàng hóa thừa: Nợ TK 156/ Có TK 3381
  - Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn bổ sung số lượng hàng hóa này và hạch toán như một nghiệp mua hàng bình thường: Nợ TK 3381, 1331/Có TK 111, 112, 331…

Hàng về trước hóa đơn về sau hạch toán như thế nào?

Việc xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử phạt hành chính đối với hành chính từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng hoặc xem xét về hành vi gian lận, trốn thuế. Vì vậy, để kiểm soát hàng tồn kho thì kế toán cần thường xuyên đối chiếu lại số liệu giữa Sổ kế toán và sổ kho, nhập hóa đơn đầu vào luôn kiểm tra lại; theo dõi sát hàng hóa nhập vào và hàng hóa xuất ra trên hóa đơn.