Chi phí tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định

Chắc hẳn các công ty đều đã tìm hiểu quy định của bộ luật lao động về quy định làm thêm. Tuy nhiên trong 1 số trường hợp không tránh khỏi số giờ làm thêm bị vượt quá quy định của bộ luật lao động, vậy kế toán cần tính toán và xử lý các khoản chi phí này như thế nào theo đúng luật thuế?

Nội dung bài viết

Nguyên tắc về làm thêm giờ

Theo Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

(1) Phải được sự đồng ý của người lao động

(2) Bảo đảm nguyên tắc về số giờ làm thêm của người lao động:

> Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày

> Trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng (Bộ luật Lao động năm 2012 quy định không quá 30 giờ trong 01 tháng)

> Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ một số trường hợp được áp dụng không quá 300 giờ trong 01 năm do Chính phủ quy định (*)

(*) Update

Năm 2022, theo Nghị quyết số 17/2022/UBTVQH15 ngày 24/3/2022 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các công văn hướng dẫn, nhiều trường hợp được phép làm thêm tối đa 300 giờ trong 01 năm. Tất cả trường hợp được làm thêm tối đa 300 giờ trong 01 năm đều được làm thêm từ trên 40 giờ đến 60 giờ trong 01 tháng kể từ ngày 01/4/2022. Doanh nghiệp lưu ý tuân thủ đầy đủ các quy định khác về làm thêm giờ tại Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động (quy định về giới hạn số giờ làm thêm trong ngày; tiền lương phải trả khi làm thêm giờ; các nội dung về sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm; thông báo khi tổ chức làm thêm trên 200 giờ trong 01 năm;…) và thông báo cho Sở LĐTBXH theo quy định tại khoản 4 Điều 107 Bộ luật Lao động và Điều 62 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020

Theo Nghị quyết 155/NQ-CP ngày 08/12/2021, Chính phủ giao Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chủ trì, phối hợp với các cơ quan, địa phương rà soát tổng thể các chính sách nhằm cập nhật kịp thời, điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế và đề xuất bổ sung các biện pháp mới cần thiết để khẩn trương hoàn thành cơ chế, chính sách điều chỉnh tăng thời gian làm thêm giờ/tháng phù hợp với diễn biến dịch COVID-19 với điều kiện đảm bảo tổng số giờ làm thêm không quá 300 giờ/năm.

Ngoài ra, đối với người lao động làm công việc sản xuất có tính thời vụ, công việc gia công theo đơn đặt hàng, quy định được áp dụng chi tiết theo thông tư 18/2021/TT-BLĐTBXH

Về tính tiền lương làm thêm giờ

Theo quy định tại khoản 1, Điều 97 Bộ luật Lao động thì người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:

– Vào ngày thường, ít nhất 150%;

– Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;

– Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Cơ sở tính lương làm thêm giờ có bao gồm các khoản phụ cấp

Trình tự thực hiện áp dụng làm thêm giờ

Để được áp dụng mức làm thêm giờ tối đa 300 giờ /năm, công ty cần lưu ý thủ tục và gửi công văn đến Sở lao động quản lý và được chấp nhận

Bước	Nội dung
1	Người sử dụng lao động thoả thuận về làm thêm giờ với người lao động
2	Gửi 01 bộ hồ sơ theo mẫu tới Sở lao động thương binh và xã hội – Văn bản thoả thuận giữa doanh nghiệp và người lao động về làm thêm giờ – Công văn về việc xin phép làm thêm từ trên 200 giờ đến trên 300 giờ/năm – Phương án làm thêm từ trên 200 giờ đến trên 300 giờ/năm
3	Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt và trả lời. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật lao động

https://youtu.be/w0Qns2tX-mQ

Công văn số 4038/LĐTBXH-PC ngày 16/9/2019, Căn cứ ý kiến tham gia của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, khi tính tiền lương làm thêm giờ cần xác định số giờ làm thêm được phép tính theo quy định của pháp luật lao động:

> Tối đa không quá 200 giờ trong 01 năm;
> Trường hợp đặc biệt không quá 300 giờ trong 01 năm theo quy định tại Điều 106 Bộ Luật Lao động năm 2012.
> Trường hợp làm thêm vượt quá định mức cho phép nêu trên là hành vi vi phạm pháp luật.

Quan điểm của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về chi phí tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định tại công văn số 5014/ LĐTBXH-LĐTL trả lời Tổng Cục thuế

> Người sử dụng lao động thỏa thuận với người lao động làm thêm giờ từ 200 giờ đến 300 giờ trong một năm nhưng không thực hiện các thủ tục quy định tại Nghị định số 109/2002/NĐ-CP của Chính phủ là không theo đúng quy định của Nhà nước.
> Người sử dụng lao động tổ chức cho người lao động làm thêm giờ vượt quá 300 giờ trong một năm là trái với quy định của Nhà nước.

2. Căn cứ Điểm 1 của công văn này và giải trình của các doanh nghiệp trong trường hợp cụ thể về việc thực hiện chế độ làm thêm giờ đối với người lao động theo quy định của Nhà nước, đề nghị Tổng cục Thuế xem xét, quyết định Khoản chi trả tiền lương làm thêm giờ đối với người lao động của doanh nghiệp có thuộc các Khoản chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước.

Chính sách thuế TNDN và thuế TNCN

Một số trường hợp số giờ làm thêm bị vượt quá quy định của bộ luật lao động, vậy kế toán cần tính toán và xử lý các khoản chi phí này như thế nào theo đúng luật thuế?

Nội dung

Thuế TNCN

Thuế TNDN

Phần tiền lương làm thêm giờ trong mức quy định

Miễn thuế TNCN đối với phần tiền lương, tiền công trả cao hơn do phải làm việc ban đêm, làm thêm giờ được miễn thuế căn cứ vào tiền lương, tiền công thực trả do phải làm đêm, thêm giờ trừ (-) đi mức tiền lương, tiền công tính theo ngày làm việc bình thường

Được đưa vào chi phí hợp lý nếu có các hồ sơ liên quan chứng minh

Phần tiền lương làm thêm giờ vượt quá quy định

Rủi ro không được miễn thuế TNCN

Ngoài ra với người nước ngoài không ký hợp đồng lao động thì toàn bộ tiền lương làm thêm giờ có rủi ro không được miễn thuế TNCN (*)

Rủi ro không được tính chi phí được trừ cho mục đích tính thuế (**)

Hiện nay, quan điểm của Tổng Cục thuế có cho phép căn cứ theo tình hình thực tế để cơ quan thuế địa phương xác định cho phép chi phí tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định được trừ nếu có văn bản thông báo với Sở Lao động thương binh xã hội tại địa phương đó. Ví dụ, trích Công văn số 2323/TCT-CS dưới đây. Do đó, với trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên gửi văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý nhưng thực tế, theo quan điểm của các cơ quan thuế địa phương, hầu như các địa phương không cho phép tính trừ chi phí làm thêm giờ vươt mức quy định vào chi phí được trừ do chi phí này không hợp pháp với Luật lao động

Trích Công văn số 2323/TCT-CS

Căn cứ quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp do nguyên nhân khách quan phải làm thêm giờ thì Cục Thuế phối hợp với Sở Lao động Thương binh và Xã hội để xem xét tình hình thực tế tại doanh nghiệp. Trường hợp vì các lý do chính đáng doanh nghiệp phải tăng thời gian làm thêm giờ thì khoản chi phí làm thêm giờ doanh nghiệp thực chi trả cho người lao động và có đủ chứng từ theo quy định tại các văn bản về thuế TNDN được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Ví dụ, công văn 3010/CT-TTHT ngày 25/11/2017

Đây cũng là quan điểm của Tổng Cục thuế trước Luật thuế TNDN số 14/2008/QH11

Căn cứ các quy định nêu trên và ý kiến của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội thì: khoản chi phí trả lương làm thêm giờ cho người lao động trong các năm 2004, 2005, 2006, 2007 của các doanh nghiệp sản xuất, gia công sản phẩm may mặc xuất khẩu được xử lý khi xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế như sau:

– Được tính khoản tiền lương làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/người lao động vào chi phí hợp lý nếu thực hiện đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về lao động được quy định tại Điều 1 Nghị định số 109/2002/NĐ-CP.
– Không được tính vào chi phí hợp lý phần tiền lương làm thêm giờ cho số giờ làm thêm vượt 300 giờ/năm đối với người lao động.

Trích Công văn 3318/TCT-DNL

Căn cứ quy định trên thì thu nhập từ tiền lương, tiền công làm đêm, làm thêm giờ chỉ được miễn thuế thu nhập cá nhân đối với phần tiền lương, tiền công làm đêm, làm ngoài giờ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công tính theo ngày làm việc bình thường không được miễn toàn bộ. Do đó, Công ty phải thực hiện lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ, Khoản tiền lương đã trả cho người lao động do làm đêm, làm thêm giờ theo quy định.

Công văn 2546/CT-TTHT

Với người nước ngoài là cá nhân không cư trú, không ký hợp đồng lao động thì toàn bộ tiền làm thêm giờ phải tính vào thu nhập chịu thuế

Cơ sở pháp lý:

Về thuế TNCN Khoản 1, Điều 3, thông tư 111/2013/TT-BTC về thu nhập miễn thuế

i) Thu nhập từ phần tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, làm việc trong giờ theo quy định của Bộ luật Lao động. Cụ thể như sau:

i.1) Phần tiền lương, tiền công trả cao hơn do phải làm việc ban đêm, làm thêm giờ được miễn thuế căn cứ vào tiền lương, tiền công thực trả do phải làm đêm, thêm giờ trừ (-) đi mức tiền lương, tiền công tính theo ngày làm việc bình thường.

Về thuế TNDN

Theo điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

English version

Most of the companies have reviewed the provisions of the labor code regarding the overtime regulations. However, in some cases, it is inevitable that the overtime hours are beyond the provisions of the Labor Code, so how should accountants calculate and handle these expenses in accordance with tax laws?

Content	PIT	CIT
General regulation on overtime hours stated in Labor Law 2012	– No more than 50% of normal working hours in 1 day, – In case of applying the weekly working regulations, the total normal working hours and overtime hours shall not exceed 12 hours in a day; – No more than 30 hours in 01 month – A total of 200 hours in a year, except for some special cases prescribed by the Government, the overtime work shall not exceed 300 hours in a year. *Note: In order to apply the maximum overtime rate of 300 hours per year, the company needs to send an official dispatch to the management office and be accepted.*
The additional overtime salary paid in the prescribed rate	The tax-free additional payments for working at night or working overtime is identified based on the actual total payment for working at night or overtime minus (-) the payment for an ordinary working day.	It is included in reasonable costs if there are relevant records to prove
Additional payments for working at night or working overtime in excess of wages	There is a risk of not being applied tax exemption (*)	There is a risk of not be included in deductible expense for CIT calculation purpose (**)

Under Article 106 the Law on labor in 2012:

“1, Overtime is time worked in addition to normal working hours prescribed in the law, collective labor agreements or internal working regulations.

2, An employer may request an employee to work overtime upon fully meeting the following conditions:

a/ Obtaining the employee’s consent;

b/ Ensuring that the number of overtime working hours of the employee does not exceed 50% of the normal working hours per day; in case of applying regulations on weekly work, the total of normal working hours and overtime working hours must not exceed 12 hours per day; does not exceed 30 hours per month and the total of overtime working hours must not exceed 200 hours per year, except some special cases as stipulated by the Government in which overtime working hours must not exceed 300 hours per year;”

For example, the written approval of the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs on the overtime work from 200 hours to 300 hours)

The views of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs on overtime work exceeding the stipulations in Official Letter No. 5014 / LĐTBXH-LĐTL answering the General Department of Taxation

2, Personal Income Tax Item I, Article 3, Circular 111/2013 / TT-BTC on tax-free income

i) Incomes from the additional payments for working at night or working overtime in excess of wages according to the Labor Code. In particular:

i.1) The tax-free additional payments for working at night or working overtime is identified based on the actual total payment for working at night or overtime minus (-) the payment for an ordinary working day.

(According to Dispatch 3310/TCT-CS)

(Dispatch 66647/CT-TTHT)

(Dispatch 2546/CT-TTHT)

CIT under Article 4, Circular 96/2015/TT-BTC

“Article 6. Deductible and non-deductible expenses when calculating taxable income

Except for the non-deductible expenses prescribed in Clause 2 of this Article, every expense is deductible if all of these following conditions are satisfied:
a) The actual expense incurred is related to the enterprise’s business operation.
b) There are sufficient and valid invoices and proof for the expense under the regulations of the law.
c) There is proof of non-cash payment for each invoice for purchase of goods/ services of VND 20 million or over (including VAT).

From the point of view of local tax authorities, most localities do not allow the deduction of the overtime cost included to deductible expenses.

Ex, Dispatch 3010/CT-TTHT dated 25/11/2017

This is also the opinion of the General Department of Taxation before the Law on CIT No. 14/2008 / QH11

However, at present, the General Department of Taxation has changed opinion. Accordingly, if the Department of Labor and Social Affairs has a written documents for allowing overtime hours based on the actual situation, the overtime expenses can be considered as deductible expense when calculating CIT.

Dispatch 2323/TCT-CS

[collapse]

Biên soạn: Lê Thị Minh Ngoan – Tư vấn viên/ Nguyễn Việt Anh – Manager