Hồ sơ phê duyệt công tác điện tử có được coi là hợp lệ?

Ngày đăng : 17/12/2020 03:01 PM

Chia sẻ lên :

Tiếp theo tin bài về công tác phí (https://gonnapass.com/tom-tat-cong-tac-phi-duoc-tru/), mới gần đây, Tổng Cục thuế và cục thuế TP Hà Nội đã có hướng dẫn mới liên quan đến tạo lập hồ sơ công tác cho nhân viên và phê duyệt thông qua user trên hệ thống phần mềm thay vì lập quyết định công tác có chữ ký và đóng dấu.

Theo hướng dẫn tại công văn 88556/CT-TTHT ngày 5 tháng 10 năm 2020 trích dẫn lại công văn số 72024/CT-TTHT ngày 29 tháng 10 năm 2018 của cục thuế TP Hà Nội và công văn số 3868/TCT-CS ngày 10 tháng 10 năm 2018 của Tổng Cục thuế, về cơ bản, hồ sơ phê duỵệt công tác phí qua hình thức phê duyệt trên hệ thống phần mêm thông qua User vào máy tính đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin như trên quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác thì được chấp nhận. Đồng thời Công ty phải in, lưu trữ chứng từ điện tử từ hệ thống phần mềm trong hồ sơ thanh toán công tác phí.

Tham khảo trích dẫn Luật

  • Khoản 1, Khoản 2 Điều 24 Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 quy định giá trị pháp lí của chữ ký điện tử:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực…”

  • Theo quy định tại thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí công tác cho nhân viên.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển

Tham khảo công văn

Ngày 29/10/2018, Tổng cục thuế Tp Hà Nội ra công văn 72024/CT-TTHT hướng dẫn:

English version

According to the guidance in Official Letter 72024/CT-TTHT dated 20/10/2020 quoting from OL No 88556 / CT-TTHT dated October 5, 2020 of Hanoi Tax Department and Official Letter No. 3868 / TCT-CS dated October 10, 2018 of the General Department of Taxation, basically, the It is accepted that the business trip fee through the form of approval on the software system through the User to the computer to ensure full provision of information as above is the decision or a document on sending the employee to work is accepted. At the same time, the Company must print and store electronic documents from the software system in the business trip expense payment dossier. – Clause 1 and Clause 2 Article 24 Law on electronic transactions No. 51/2005 / QH11 dated November 29, 2005 stipulating the legal value of electronic signatures: “In the event that the law requires that autograph is required, that requirement for a data message is viewed and satisfied if the digital signature used to sign the data message meets the requirements. The following: a) The method of creating electronic signatures allows the signer to be verified and proves the signer’s approval for the data message content … 2. In cases where the law stipulates that the questionnaire needs to be concealed by the agency or organization, such request for a data message is considered satisfied if the data message is signed by an electronic signature. of agencies and organizations that satisfy the conditions specified in Article 22 of this Law and that electronic signature is authenticated .. ” – According to the provisions of Circular 96/2015 / TT-BTC on business trip expenses for employees 1. Legal basis – Circular 96/2015/TT-BTC – Law no 51/2005/QH11 – Documentary 72024/CT-TTHT 2. Instructions

[collapse]

Biên soạn: Nguyễn Thị Thanh Huyền – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.

Để biết thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn.

Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass


Mọi thông tin xin liên hệ:

Công ty TNHH Gonnapass

Tầng 6, toà nhà Việt á, số 9 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Email: hotro@gonnapass.com

Facebook: https://www.facebook.com/gonnapass.com/

Website: https://gonnapass.com

Hotline: 0888 942 040

Ý kiến bình luận