Hóa đơn đầu vào sau hóa đơn bán ra – Khấu trừ thuế và tính chi phí?

Trong thực tế, một số trường hợp khi mua hàng hóa, doanh nghiệp nhận hóa đơn GTGT hàng mua có ngày được lập sau cả ngày của hóa đơn GTGT xuất bán hàng. (Hóa đơn đầu vào sau hóa đơn bán ra). Câu hỏi đặt ra ở đây là đối với bên mua, khi nhận những hóa đơn này thì có được khấu trừ thuế GTGT và được tính chi phí hợp lệ với hóa đơn đầu vào không? Chúng ta tham khảo bài viết dưới đây để nắm được tinh thần xử lý của cơ quan Thuế trong tình huống này.

Dấu hiệu nhận biết hóa đơn đầu vào sau hóa đơn đầu ra (Xuất khống đầu ra?)

Trong kiểm tra thuế, âm kho là một trong những dấu hiệu cho thấy đơn vị có thể đã xuất khống hóa đơn hoặc mua bán hóa đơn không hợp lệ, kéo theo nhiều hệ lụy rất rủi ro cho doanh nghiệp. Trong thực tế, nhiều đơn vị chỉ hạch toán tăng hàng tồn kho khi đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp (A) thực xuất nhưng cũng đồng thời hạch toán giảm hàng tồn kho ngay khi xuất bán cho khách hàng (B) của mình. Việc này dẫn tới trong thực tế khi nhà cung cấp (A) xuất hóa đơn muộn sau thời điểm đơn vị đã xuất hóa đơn để giao cho khách hàng (B) thì kho hàng sẽ bị âm về số lượng do không có hàng nhập kho (Hóa đơn mua hàng vào về sau hóa đơn bán hàng ra) . Vậy doanh nghiệp cần nắm được một số thông tin hướng dẫn liên quan của cơ quan thuế cho trường hợp này, khi nguyên nhân khách quan thực tế là do nhà cung cấp đã xuất hóa đơn sai thời điểm.

Có được khấu trừ, tính chi phí hóa đơn đầu vào sai thời điểm không?

Tinh thần chung, việc xác định điều kiện khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ căn cứ theo bản chất và tính thực tế của giao dịch xảy ra.

Ngoài hóa đơn, để chứng minh giao dịch thực tế phát sinh, bên bán và bên mua nên có các hồ sơ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận… Do đó, hóa đơn lập sai thời điểm sẽ bị phạt theo thủ tục về hóa đơn, hơn là nhìn nhận đây là hóa đơn không hợp lệ cho mục đích khấu trừ thuế và tính vào chi phí.

• > Bên bán: Bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• > Bên mua: Trường hợp bên mua nhận được hóa đơn sau thời điểm giao hàng thực tế do bên bán xuất hóa đơn không đúng thời điểm giao hàng thì bên mua vẫn được khấu trừ thuế GTGT. Hóa đơn lập sai thời điểm do lỗi của nhà cung cấp vẫn được coi là chứng từ hợp lệ cho mục đích tính chi phí được trừ

Tuy nhiên, xử lý trên đây cũng không phải xử lí luật hóa các quy định. Do đó, với trường hợp cụ thể, công ty có thể gửi văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý để có câu trả lời phù hợp nhất.

Về hạch toán kế toán

Tham khảo nguyên tắc hạch toán TK 331 – Phải trả người bán như sau

Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

Như vậy,

• > Tại thời điểm thực nhập kho chưa có hóa đơn, kế toán vẫn hạch toán bút toán tăng hàng tồn kho Nợ TK 15x/Có TK 331 – Giá tạm tính
• Đến kỳ sau, khi nhận hóa đơn thực tế, nếu có chênh lệch với bút toán đã hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh sổ kế toán bằng một trong các phương pháp theo quy định (Phương pháp cải chính/Phương pháp ghi số âm/Phương pháp ghi bút toán đảo)

Hướng dẫn của cơ quan thuế

Một số hướng dẫn của Tổng Cục thuế đưa ra quan điểm tương tự là vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ đối với hóa đơn đầu vào đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật nhưng viết sai thời điểm.

Theo công văn số 2104/TCT-KK ngày 06/06/2016

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn. Đề nghị Cục Thuế thành phố Hà Nội phối hợp, chỉ đạo các đơn vị có liên quan về việc xuất hóa đơn chưa đúng quy định nêu trên để xử phạt.

Theo công văn số 2731/TCT-CS:

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty TNHH KMW Việt Nam mua nguyên vật liệu chính của nhà cung cấp trong tháng 1/2016 để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn khi giao nguyên vật liệu trong tháng 01/2016 mà tập hóa đơn vào tháng 02/2016. Công ty có các hồ sơ, tài liệu: báo giá, hợp đồng kinh tế và biên bản bàn giao trong tháng 1/2016 thì đề nghị Cục Thuế tỉnh Hà Nam kiểm tra thực tế việc mua bán hàng hóa của Công ty để có cơ sở hướng dẫn Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định và phối hợp với cơ quan thuế quản lý nhà cung cấp để xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Công văn số 2736/TCT-CS ngày 20/06/2016 

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp năm 2012 Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam có ký hợp đồng về việc phân phối thép cho Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam, Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam không lập ngay hóa đơn khi xuất hàng cho Công ty mà lập hóa đơn sau khi hàng hóa được Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam xuất bán cho bên thứ ba là không đúng quy định (Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam đã giao thép cho khách hàng của Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam vào các ngày 31/7/2012; 13, 15, 16, 20/8/2012; nhưng xuất hóa đơn GTGT số 0000314 ngày 08/9/2012, hóa đơn GTGT số 0000315 ngày 08/9/2012, hóa đơn GTGT số 0000466 ngày 05/10/2012, hóa đơn GTGT số 0000467 ngày 06/10/2012 cho Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam).

Đề nghị Cục Thuế TP Hồ Chí Minh kiểm tra việc mua bán hàng hóa giữa Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam và Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam là có thật, có đủ chứng từ chứng minh thời điểm Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam giao hàng cho Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam trước thời điểm Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam xuất bán cho khách hàng thì Cục Thuế xem xét để Công ty TNHH thương mại Kobelco Việt Nam được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn Công ty Thép Kyoei Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 06/2012/TT-BTC.

Đề nghị Cục Thuế tỉnh Ninh Bình phối hợp với Cục Thuế TP Hồ Chí Minh để xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm của Công ty TNHH Thép Kyoei Việt Nam.

Xử lý tồn kho âm trên sổ sách

Căn cứ pháp lý

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

“Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi phí được trừ:

“… a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

    b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.”

Hàng về trước hóa đơn về sau hạch toán như thế nào?

Biên soạn: Lê Thị Minh Ngoan – Tư vấn viên –  Manabox Việt Nam 

Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass Email Address