Thanh toán từ thẻ cá nhân của nhân viên có được chấp nhận không?

Nhiều trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phí được thanh toán từ thẻ cá nhân của nhân viên. Vậy tình huống này, các chi phí có được chấp nhận là chi phí được trừ cho mục đích thuế không?

Hiện nay, phần lớn các công văn hướng dẫn xác định việc thanh toán như vậy đáp ứng điều kiện là thanh toán không dùng tiền mặt nếu

• > Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản chi phí bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, kèm danh sách các tài khoản của người lao động được phép ủy quyền thanh toán
• > Chứng từ sao kê tín dụng từ thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán
• > Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân
• > Có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty
• > Bộ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba

Trích công văn 5465/TCT-KK 

Căn cứ các hướng dẫn nêu trên và để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Tổng cục Thuế hướng dẫn như sau:

Trường hợp Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam và Công ty Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên (sau đây gọi là “Công ty”) ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm: hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty; hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần.

Tổng cục Thuế trả lời để Công ty được biết và liên hệ với cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được hướng dẫn thực hiện./.

Trích công văn 62652/CTHN-TTHT 2023

Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty thanh toán tiền mua tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) cho bên bán bằng hình thức thanh toán thẻ tín dụng của cá nhân đó sang tài khoản của bên bán, sau đó Công ty thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản cá nhân.

Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính hoặc quy chế quản trị của Công ty, đồng thời các khoản chỉ nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chúng minh tài sản được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty; có hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty; chứng từ sao kê tín dụng từ thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân thì Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Xem thêm

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở pháp lý

Biên soạn: Phạm Việt Hoàng – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.