Bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn? Mẫu biên bản điều chỉnh? Invoice adjustment minute

Nếu như trước đây, với hóa đơn giấy đặt in, tự in, việc lập biên bản điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh là bắt buộc thì hiện nay, có bắt buộc có biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không?

Thảo luận Topic tại: https://www.facebook.com/groups/congvanketoan/

Nội dung bài viết

Lại bắt buộc lập thỏa thuận, biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Từ 1/6/2025, việc áp dụng biên bản là bắt buộc với tình huống trích dẫn Nghị định 70/2025/NĐ-CP

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
1. b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
2. b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước đó, theo quan điểm của Tổng Cục thuế, việc này không bắt buộc và do thỏa thuận của 2 bên vì theo quy định tại điểm b1 khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

“b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Do đó, việc lập Biên bản điều chỉnh là do người mua và người bán tự thỏa thuận. Trường hợp người bán đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

Tham khảo câu trả lời của Tổng Cục thuế

Xem thêm

Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Trích công văn 34787/CTHN-TTHT

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , hóa đơn đã gửi cho người mua sau đó phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán thực hiện xử lý sai sót theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có phải ký điện tử không?

Theo quan điểm của Manabox thì vấn đề này được chấp nhận lựa chọn lập

> Biên bản điều chỉnh điện tử, 2 bên ký điện tử hoặc
> Biên bản điều chỉnh bằng giấy, ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót

Tham khảo công văn

> Công văn số 7639/CT-TTHT, Công văn số 412/CT-TTHT: ... Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua.
> Công văn số 941/CT-TTHT: Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót hoặc người bán và người mua phải lập biên bản giấy hoặc có thỏa thuận bằng văn bản giấy ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Sau đó hai bên ký điện tử lên

Tham khảo Bộ Tài chính trả lời

Kính gửi Tổng cục thuế. Trường hợp Công ty chúng tôi mua hàng, bên bán đã giao hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Sau đó phát hiện hóa đơn đã xuất bị sai sót về đơn giá nên bên bán tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh và 2 bên ký biên bản điều chỉnh về nội dung sai sót. Quý tổng cục thuế cho tôi hỏi khi 2 bên ký biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn dạng điện tử thì:

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn mà 2 bên ký điện tử có được tính là hợp lệ hay không?

2. Trước khi sử dụng chữ ký số điện tử để ký lên biên bản điều chỉnh, Công ty chúng tôi có phải thực hiện thủ tục công bố, đăng ký gì hay không?

3. Định dạng điện tử nào của biên bản điều chỉnh được xem là hợp lệ?

Trường hợp công ty của Độc giả xử lý hoá đơn sai sót theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, có thực hiện lập văn bản thoả thuận giữa hai bên về việc hoá đơn có sai sót và việc ký kết văn bản thoả thuận này được thực hiện bằng chữ ký số nếu đáp ứng đủ điều kiện về đảm bảo an toàn chữ ký số theo quy định tại điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP thì được xem là văn bản có giá trị pháp lý.

Về đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử: Theo quy định tại Luật Quản lý thuế hiện hành, chỉ yêu cầu đăng ký chữ ký số đối với chữ ký số ký hoá đơn điện tử, đối với chữ ký số ký kết văn bản giữa các đơn vị không yêu cầu phải đăng ký với cơ quan thuế. Đề nghị Độc giả đảm bảo điều kiện chữ ký số tại đơn vị theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP.

Về định dạng văn bản ký kết: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định về định dạng đối với hoá đơn điện tử là định dạng XML, không quy định chi tiết định dạng văn bản thoả thuận hoá đơn có sai sót. Độc giả rà soát văn bản quy phạm pháp luật về hoá đơn, đảm bộ đầy đủ các hồ sơ theo quy định hiện hành về xử lý hoá đơn sai sót.