Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Bài viết tư vấn thủ tục đối với trường hợp hoá đơn điện tử đã xuất nhưng bị sai sót thông tin kế toán phải làm gì? Và các bước điều chỉnh hoá đơn điện tử có sai sót

Nội dung bài viết

1/ Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử

Tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về xử lý hóa đơn đã lập có sai sót và Điều 7, Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót gồm các trường hợp sau

TH 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
TH 2: Hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ người mua, các thông tin còn lại không sai (MST, số tiền, thế suất, hàng hóa…)
TH 3: Hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai: MST, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế KHÔNG phải lập mẫu 04.
TH 4: Hóa đơn đã gửi cho người mua có sai sót được lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP
Điều chỉnh sai sót PXK kiêm vận chuyển áp dụng tương tự điều chỉnh hóa đơn

Lưu ý, theo công văn 16267/CTHN-TTHT, cách lập hóa đơn điều chỉnh như sau

“…người bán thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin dòng hàng hóa (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế), điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh theo quy định tại điểm e Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021″

Các bước điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ (Có ví dụ)

Tham khảo: Công văn số 2299/CTBNI-TTHT; thông báo số 3734/TB-CT

[collapse]

Điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót nhiều lần

Theo công văn 1647/TCT-CS về xử lý sai sót: Hóa đơn điều chỉnh, thay thế các lần sau (F2, F3…Fn) thì theo nguyên tắc

> Nếu điều chỉnh thì Hóa đơn Fn đều điều chỉnh cho F0, kể cả F0 đã bị F1 điều chỉnh:
- > Hóa đơn F1 đã được lập để điều chỉnh cho F0 trước khi F2 được điều chỉnh nên khi F1 được lập ra nó đã phải được kê vào kỳ điều chỉnh lần 1
- > Hóa đơn F2 để điều chỉnh F0 nhưng do nghĩa vụ của F0 đã bị điều chỉnh bằng F0 + F1 nên F2 sẽ kê khai lên và giá trị nghĩa vụ sau cùng = F0 + F1 + F2 + Fn…
> Nếu thay thế thì hóa đơn Fn thay thế cho F1, không phải F0

Điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần (Có ví dụ minh họa điều chỉnh)

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế có cần gửi mẫu 04?

Tham khảo bài viết sau đây, theo đó, Tổng Cục thuế khẳng định KHÔNG phải gửi mẫu 04 khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế:

Các câu hỏi liên quan đến mẫu 04/SS-HDDT

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế được kê khai vào kỳ nào

Tham khảo bài viết sau đây, theo đó, Hóa đơn điều chỉnh, thay thế được kê khai vào kỳ của hóa đơn gốc có sai sót mà không khai vào kỳ phát hành Hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

Tóm tắt như sau

Giai đoạn	Trước năm 2021	Từ năm 2021 trở đi
Áp dụng	+ Hóa đơn thay thế: Chỉ áp dụng khi hóa đơn gốc chưa kê khai thuế + Hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi hóa đơn gốc đã kê khai thuế	Hóa đơn điều chỉnh/thay thế có vai trò như nhau
Đầu ra	Kê khai điều chỉnh tờ khai kỳ gốc	Kê khai điều chỉnh tờ khai kỳ gốc
Đầu vào	Kê khai điều chỉnh tờ khai kỳ phát hiện	Kê khai điều chỉnh tờ khai kỳ gốc
Cơ sở pháp lý	Luật quản lý thuế 78/2006/QH11 Thông tư 156/2013/TT-BTC	Luật quản lý thuế 38/2019/QH14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Công văn hướng dẫn	4943/TCT-KK	2050/CTBNI-TTHT

Như vậy, từ năm 2021, theo Luật quản lý thuế 2019, với cả bên mua và bên bán, khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế, công ty cần tính toán ảnh hưởng của việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc, tham khảo công văn 45390/CTHN-TTHT, công văn 2050 và sau đó, nếu có các chênh lệch xảy ra thì áp dụng nguyên tắc điều chỉnh như mục 1 trên đây

Các trường hợp kê khai điều chỉnh bổ sung thuế GTGT (Có ví dụ) – VAT declaration Adjustment

Ví dụ lập hóa đơn điều chỉnh

Lưu ý, khi phát sinh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và xử lý hóa đơn sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh thì đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì theo quy định tại điểm c, điểm e Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021.

> Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương)
> Điều chỉnh giảm (ghi dấu âm)

Ví dụ, theo biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm và thỏa thuận giảm giá, công ty TNHH Manabox Việt Nam áp dụng giảm giá cho công ty TNHH Gonnapass số tiền 8.730.000 đ, thuế GTGT 8% 698.400 đ và lập hóa đơn điều chỉnh giảm dưới đây

@manabox.ketoanthue Manabox Debate Challenge => “Gửi kèm mẫu 04/SS-HDDT khi nào?” #hoadondientu #ketoan #thue #manabox #accountantsoftiktok #debatechallenge #ketoantiktok ♬ original sound – Manaboxvn

Quy định cũ: Điều chỉnh hóa đơn tự in, đặt in... theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP

Trước đó, áp dụng hướng dẫn điều chỉnh hoá đơn điện tử khi có sai sót theo thông tư 32/2021/TT-BTC: Khi phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót xử lý theo những trường hợp sau

Trường hợp 1: Nếu HĐĐT có sai sót đã lập nhưng chưa gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và chưa kê khai thuế

Về nguyên tắc, trường hợp này có thể xử lý là KHÔNG cần lập biên bản hủy hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn mà chỉ cần lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn lập sai. Hóa đơn điện tử đã hủy không được xóa bỏ mà phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. (Hướng dẫn tại công văn số 3441/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 29/8/2019)

Tuy nhiên, trong thực tế xảy ra nhiều trường hợp rủi ro do hóa đơn điện tử đã ký thì có thể bị xem như là đã giao cho người mua hoặc người mua sử dụng hóa đơn này để khai thuế nên phương án an toàn là kế toán có thể cân nhắ xử lý tương tự trường hợp 2 dưới đây: Coi như HĐĐT có sai sót đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán, người mua chưa kê khai thuế.

Trường hợp 2: HĐĐT có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán, người mua chưa kê khai thuế

Áp dụng điểm 1 điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán thực hiện:

(1) Cùng với khách hàng lập biên bản thu hồi HĐĐT khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên mua và bán và xóa bỏ hóa đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận

(2) HĐĐT đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu

(3) Lập HĐĐT mới theo quy định để gửi cho bên mua. Trên HĐĐT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Lưu ý về trường hợp này, trước khi huỷ hoá đơn nên in hóa đơn bị huỷ ra bản giấy để lưu trữ làm chứng cứ sau này.

Trường hợp 3: HĐĐT có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán, người mua đã kê khai thuế

Áp dụng điểm 2 điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán thực hiện:

(1) Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót hoặc lập biên bản bằng giấy

(2) Lập HĐĐT điều chỉnh sai sót và ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số …, ký hiệu… Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

(3) Sau khi xuất HĐĐT điều chỉnh thì 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định

Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty bạn đang sử dụng có hay không có chức năng lập hóa đơn thay thế, bạn nên gọi trực tiếp đến số điện thoại hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cụ thể.

Tham khảo công văn – Công văn 3441/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 29/8/2019

Căn cứ quy định trên, trường hợp thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì Tổng cục Thuế thống nhất đề xuất xử lý của Cục Thuế TP Hà Nội tại công văn số 43469/CT-TTHT, theo đó:

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua.

Công văn 3642/CT-TH – Hướng dẫn về hoá đơn điện tử và tra soát nộp thuế điện tử