Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử và Hóa đơn khi hủy hợp đồng

Khi hủy bỏ giao dịch kinh tế do một số lý bất khả kháng như khách hàng không trả tiền, hóa đơn khi hủy hợp đồng được thực hiện như thế nào? Hiện nay, quy định với việc hủy hóa đơn do hủy hợp đồng không rõ ràng.

Trường hợp nào được hủy hóa đơn điện tử?

Theo quan điểm của chúng tôi, có 01 trường hợp như sau thì được hủy hóa đơn do có quy định rõ tại Điều 7 – Thông tư 78/2021/TT-BTC: 

 Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng, chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Các trường hợp khác, việc xuất hóa đơn đã có những quy định cụ thể mà không phụ thuộc vào việc thu tiền nên vẫn có rủi ro phải tính thuế cho giao dịch này ngay từ khi lập hóa đơn chứ không được hủy hóa đơn. Nếu cố tình hủy, doanh nghiệp đối mặt với rủi ro cao bị xử phạt

Việc điều chỉnh tham khảo theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thủ tục tại thông tư 78/2021/TT-BTC, ứng xử tương tự hóa đơn có sai sót nên cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu

Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Hủy hóa đơn không đúng quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn:

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.”

Như vậy ngoài 2 trường hợp được huỷ hóa đơn nói trên, mọi hành vi hủy hóa đơn khác được xác định là hủy hóa đơn không đúng quy định của pháp luật và bị xử phạt hành chính cao nhất đến 8 triệu đồng mỗi lần hủy hóa đơn.

Ứng dụng quản lý hóa đơn đã cho phép phát hiện các trường hợp hủy hóa đơn trong tháng. Cơ quan thuế sẽ xác định được trường hợp hủy hóa đơn không đúng quy định để tiến hành lập biên bản xử phạt.

Hóa đơn điện tử hủy nhưng quên chưa gửi mẫu 04 thì làm thế nào?

Việc hủy hóa đơn nhưng không gửi kèm mẫu 04 thì có rủi ro cao sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Vì vậy theo các phương án chúng tôi tham khảo thì có thể xử lý là

1. > Nộp tiền phạt hoặc liên hệ với cơ quan thuế để xử lý
2. > Nếu trạng thái hóa đơn trên hệ thống Thuế chưa hủy, liên hệ với nhà cung cấp phần mềm khôi phục dữ liệu đưa trạng thái về hóa đơn mới và sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đưa số tiền về bằng 0.

Các câu hỏi liên quan đến mẫu 04/SS-HDDT

Quy định trước đây

Cách viết Hóa đơn trả lại hàng và kê khai thuế – Invoice for returns

Sai phạm thường gặp với hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ, tại Điều 4 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này…”

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

Biên soạn: Nguyễn Việt Anh – Tư vấn viên

Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass