Văn phòng đại diện tại nước ngoài của công ty Việt Nam

Trong quá trình hội nhập quốc tế, có rất nhiều công ty Việt Nam đã vươn mình ra thế giới và lập các văn phòng đại diện tại nước ngoài để hỗ trợ kinh doanh. Vậy các doanh nghiệp đó cần lưu ý gì về nghĩa vụ thuế của Văn phòng đại diện tại nước ngoài theo quy định của Luật thuế Việt Nam?

Nội dung bài viết

1/ Về thuế TNCN

> Với các cá nhân không cư trú làm việc cho Văn phòng đại diện tại nước ngoài, thu nhập có được do làm việc cho Văn phòng đại diện tại nước ngoài không chịu thuế TNCN tại Việt Nam

> Các trường hợp khác phải thực hiện tính, kê khai và nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật thuế TNCN hiện nay. Lưu ý về việc thuế TNCN ở nước ngoài có thể được trừ vào số thuế phải nộp tại Việt Nam

Thuế cư trú tại Nhật bản

2/ Về thuế GTGT và thuế TNDN

Các chi phí phát sinh tại văn phòng đại diện ở nước ngoài

> Không được khấu trừ thuế GTGT đã nộp ở nước ngoài

> Được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung theo quy định của Luật thuế TNDN. Lưu ý, về chứng từ tại nước ngoài cần dịch ra tiếng Việt. Đồng thời, theo một số công văn hướng dẫn, các hóa đơn, chứng từ phát sinh ở nước ngoài phải thể hiện tên, địa chỉ và mã số thuế công ty

> Với chứng từ điện tử, nếu không có chữ ký điện tử thì không được chấp nhận

Trích công văn 2796/TCT-DNL

Căn cứ các quy định nêu, trường hợp Công ty TNHH Panasonic System Networks Việt Nam sử dụng, lưu trữ các chứng từ điện tử (hóa đơn điện tử) được xuất bởi các nhà cung cấp ở nước ngoài và được quản lý qua hệ thống mua hàng điện tử của Panasonic nhưng không có chữ ký điện tử của người bán thì Công ty không được sử dụng các chứng từ này cho mục đích kê khai và nộp thuế theo quy định.

Tóm tắt công tác phí được trừ

Cơ sở pháp lý

Luật thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn

Thông tư số 96/2015/TT-BTC: “Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Trích dẫn công văn số 41157/CT-TTHT

“…Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty CP tập đoàn FLC mở Văn phòng đại diện tại Nhật và sử dụng lao động bản địa làm việc cho Văn phòng đại diện, nếu các cá nhân này không phải là đối tượng cư trú tại Việt Nam thì thu nhập có được do làm việc cho Văn phòng đại diện tại Nhật Bản không chịu thuế TNCN tại Việt Nam…”

Trích dẫn công văn số 75036/CT-TTHT

Căn cứ theo Giấy chứng nhận thành lập và Quyết định phê duyệt chi phí hàng năm cho hoạt động của Văn phòng đại diện tại Lào thì tất cả các khoản chi liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của Văn phòng đại diện tại Lào nếu đáp ứng được điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính nêu trên thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Trích công văn số 37844/CT-TTHT

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Zoomlion Việt Nam có phát sinh các khoản chi phí ở nước ngoài thì các hóa đơn chứng từ của các khoản chi phí này phải được dịch ra tiếng Việt theo hướng dẫn tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính nêu trên.

Tại Điều 20 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội:

“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.”

Tại Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định về chứng từ kế toán:

“5. Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán, điều 120. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ… Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Trích công văn 10219/CT-TTHT

“Khoản thuế GTGT phát sinh ở nước ngoài (nếu có) không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào…”

Theo quy định tại nghị đinh 41/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 03 năm 2018, điều 8 Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

Theo quy định của Luật quản lý thuế, Điều 5. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế

1. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế bao gồm tài liệu kèm theo hồ sơ thuế, công văn, đơn từ và các tài liệu khác do người nộp thuế, tổ chức được uỷ nhiệm thu thuế và các tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan thuế. Đối với những văn bản, hồ sơ phải nộp cơ quan thuế theo quy định thì người nộp thuế nộp 01 bộ.
2. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế phải ký, ban hành đúng thẩm quyền; thể thức văn bản, chữ ký, con dấu trên văn bản phải thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.
3. Văn bản giao dịch với cơ quan thuế được thực hiện thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.