Cách điều chỉnh hoá đơn điện tử và kê khai hóa đơn điều chỉnh (Có ví dụ)

Bài viết tư vấn thủ tục đối với trường hợp hoá đơn điện tử đã xuất nhưng bị sai sót thông tin kế toán phải làm gì? Và các bước điều chỉnh hoá đơn điện tử có sai sót

Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử

Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử
│
├─1. Người bán phát hiện sai sót
│ ├─a) Sai tên, địa chỉ người mua (đúng MST, các nội dung khác đúng)
│ │ ├─Thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn
│ │ └─Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT
│ │
│ ├─b) Sai MST, tiền, thuế suất, hàng hóa (chất lượng, quy cách)
│ │ ├─b.1) Điều chỉnh hóa đơn điện tử (ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”)
│ │ └─b.2) Thay thế hóa đơn điện tử (ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”)
│ │ ├─Nếu sai nhiều hóa đơn cùng thông tin trong tháng: lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế + bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT)
│ │ └─Có thỏa thuận bằng văn bản với người mua (doanh nghiệp) hoặc thông báo cho cá nhân
│ │
│ └─c) Ngành hàng không: Hóa đơn đổi, hoàn vé được coi là hóa đơn điều chỉnh (không cần ghi “Điều chỉnh…”)
│
├─2. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
│ ├─Cơ quan thuế thông báo cho người bán (Mẫu 01/TB-RSĐT)
│ └─Người bán rà soát, điều chỉnh/thay thế hóa đơn (như Khoản 1)
│
├─3. Thông báo tiếp nhận tự động từ Tổng cục Thuế (Mẫu 01/TB-SSĐT)
│ └─Khi người bán thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp 1a)
│
├─4. Một số trường hợp điều chỉnh đặc biệt khác
│ ├─a) Thay đổi giá trị, khối lượng khi quyết toán, thanh toán thực tế (theo quyết định cơ quan nhà nước)
│ │ └─Lập hóa đơn điều chỉnh mới (tăng ghi dương, giảm ghi âm)
│ │
│ ├─b) Chiết khấu thương mại (theo số lượng, doanh số)
│ │ └─Điều chỉnh vào hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ tiếp sau, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê
│ │
│ ├─c) Trả lại hàng hóa, dịch vụ
│ │ ├─c.1) Trả lại một phần/toàn bộ hàng hóa: Người bán/người mua lập hóa đơn điều chỉnh (có thỏa thuận)
│ │ ├─c.2) Tài sản đăng ký quyền sở hữu: Người mua lập hóa đơn trả lại (nếu người mua dùng HĐĐT)
│ │ ├─c.3) Hoàn/giảm phí bảo hiểm, hoa hồng bảo hiểm: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
│ │ └─c.4) Thu tiền trước dịch vụ, BĐS, sau đó hủy/chấm dứt dịch vụ: người bán lập hóa đơn điều chỉnh
│ │
│ ├─d) Tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng hoàn phí dịch vụ
│ │ └─Lập hóa đơn điều chỉnh (không cần ghi “Điều chỉnh…”)
│ │
│ └─đ) Dịch vụ viễn thông thanh toán bằng thẻ trả trước
│ └─Lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác
│
└─5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
├─a) Phát hiện sai sót sau lần điều chỉnh/thay thế đầu tiên: tiếp tục áp dụng hình thức đã chọn ban đầu
├─b) Hóa đơn không có ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị sai: Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh
├─c) Giá trị điều chỉnh: Tăng (+), Giảm (-)
├─d) Người bán, mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế (khoản 1b)
└─đ) Kê khai hóa đơn điều chỉnh trường hợp đặc biệt (khoản 4)
├─Người bán: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh
└─Người mua: Kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh

Lưu ý, theo công văn 16267/CTHN-TTHT, cách lập hóa đơn điều chỉnh như sau

“…người bán thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin dòng hàng hóa (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế), điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh theo quy định tại điểm e Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021″

Các bước điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ (Có ví dụ)

Điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót nhiều lần

Theo công văn 1647/TCT-CS về xử lý sai sót: Hóa đơn điều chỉnh, thay thế các lần sau (F2, F3…Fn) thì theo nguyên tắc

• > Nếu điều chỉnh thì Hóa đơn Fn đều điều chỉnh cho F0, kể cả F0 đã bị F1 điều chỉnh:
  • > Hóa đơn F1 đã được lập để điều chỉnh cho F0 trước khi F2 được điều chỉnh nên khi F1 được lập ra nó đã phải được kê vào kỳ điều chỉnh lần 1
  • > Hóa đơn F2 để điều chỉnh F0 nhưng do nghĩa vụ của F0 đã bị điều chỉnh bằng F0 + F1 nên F2 sẽ kê khai lên và giá trị nghĩa vụ sau cùng = F0 + F1 + F2 + Fn…
• > Nếu thay thế thì hóa đơn Fn thay thế cho F1, không phải F0

Điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần (Có ví dụ minh họa điều chỉnh)

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế có cần gửi mẫu 04?

Tham khảo bài viết sau đây, theo đó, Tổng Cục thuế khẳng định KHÔNG phải gửi mẫu 04 khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế:

Các câu hỏi liên quan đến mẫu 04/SS-HDDT

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế được kê khai vào kỳ nào

Trích dẫn Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
  • 1. b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
    2. b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    3. b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    4. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
    5. Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
    6. Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
• đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
  • 1. d) Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán) đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều này, trên hóa đơn điều chỉnh không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số…. Mẫu số… ký hiệu… ngày…tháng…năm.”
       1. a) Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).
       2. b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
       3. c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
          1. c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
          2. c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
          3. c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
          4. Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.
       4. c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.
       5. đ) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán cho cước dịch vụ trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện, các dịch vụ viễn thông khác được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động theo quy định của pháp luật và khi bán thẻ cào, hoàn thành cung cấp dịch vụ doanh nghiệp viễn thông đã thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Các trường hợp kê khai điều chỉnh bổ sung thuế GTGT (Có ví dụ) – VAT declaration Adjustment

Ví dụ lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn trả lại hàng hóa

Xem thêm tại

Cách viết Hóa đơn trả lại hàng và kê khai thuế – Invoice for returns

Lưu ý, khi phát sinh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và xử lý hóa đơn sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh thì đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì theo quy định tại điểm c, điểm e Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021.

• > Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương)
• > Điều chỉnh giảm (ghi dấu âm)

@manabox.ketoanthue Manabox Debate Challenge => “Gửi kèm mẫu 04/SS-HDDT khi nào?” #hoadondientu #ketoan #thue #manabox #accountantsoftiktok #debatechallenge #ketoantiktok ♬ original sound – Manaboxvn

Biên soạn: Trần Thị Thanh Thảo – Tư vấn viên

Đăng kí để nhận bản tin từ Gonnapass